Ce que vous pouvez faire
Votre organisation
En haut de la page Sociétés, un administrateur de l’organisation règle les deux choses que l’organisation sait d’elle-même : son nom, celui qui s’affiche partout dans l’application, et le préfixe qui numérote ses clients (deux à cinq lettres majuscules ; vos clients sont numérotés PREFIXE-000001).
Changer le préfixe ne renumérote rien : il nomme les clients créés ensuite, et le compteur continue là où il en était. Un numéro déjà attribué est une référence que vos documents portent, et il ne bouge pas.
Ce réglage demande d’être administrateur de l’organisation ; aucun droit de module ne l’ouvre. Chaque modification laisse une ligne dans le journal d’activité, avec l’ancienne et la nouvelle valeur.
Consulter la liste des sociétés accessibles
La page Sociétés présente sous forme de cartes l’ensemble des sociétés auxquelles l’utilisateur connecté a accès.
Chaque ligne affiche :
- le logo de la société, ou ses initiales sur une teinte de sa couleur de marque (ou d’une couleur de repli calculée à partir du nom),
- le nom de la société,
- puis les colonnes Email, SIREN, Ville et Code postal. La colonne Code postal est masquée par défaut. Les colonnes sont configurables via un gestionnaire de colonnes.
Une recherche libre filtre instantanément par nom, SIREN, ville et email.
La liste indique un décompte : “N sociétés”, ou “N sur M” lorsqu’un filtre est actif.
Elle propose aussi des états vides dédiés :
- “Aucune société accessible” lorsqu’aucune société n’est rattachée,
- “Aucun résultat” (avec un bouton de réinitialisation des filtres) quand les filtres masquent tout.
Un clic sur une ligne ouvre la fiche de la société.
Consulter la fiche d’une société
La raison sociale est le titre de la fiche. Sous l’en-tête, un bandeau de marque présente le logo ou les initiales, l’adresse complète, le SIREN, les dates de création et de dernière mise à jour, ainsi que le code couleur de la marque. Les icônes des sections de la fiche prennent une teinte de la couleur de marque.
Elle est organisée en cinq sections :
- Informations de l’entreprise : raison sociale, SIREN, SIRET, forme juridique, code NAF, ville du greffe, capital social, numéro de TVA intracommunautaire et site web ; les champs d’immatriculation non renseignés s’affichent comme tels,
- Coordonnées : email et téléphone, présentés comme liens cliquables,
- Marque : logo et échantillon de couleur,
- Dépenses : ce que la société a payé, en trois lignes et un total,
- Localisation : carte interactive centrée sur les coordonnées géocodées, avec un repère aux couleurs de la société et un rappel de l’adresse.
Cas particuliers :
- Si l’utilisateur tente d’ouvrir une société hors de son périmètre accessible, il est ramené automatiquement à la liste, sans message particulier.
- Si aucune société n’est active, la fiche affiche “Aucune société active.”
Les dépenses d’une société
La carte « Dépenses » additionne trois choses, chacune lisible à part :
- les achats de matériel réglés par cette société,
- les notes de frais validées de cette société,
- les frais du matériel qu’elle paie (carburant, entretien, réparation, assurance).
Une note encore à valider ou refusée n’entre dans aucun de ces totaux : tant que personne n’a répondu, l’entreprise ne doit rien.
Le total ne se stocke nulle part : il est additionné à chaque lecture. C’est ce qui le rend juste par construction, sans rien à tenir à jour derrière chaque achat, chaque décision et chaque frais. C’est aussi ce que le texte du client appelle un total qui « se met à jour automatiquement ».
Un sélecteur propose l’année en cours, l’année passée, ou depuis le début. Chaque source est bornée sur sa propre date : le jour de l’achat, le jour de la dépense, le jour du frais. Deux liens mènent au matériel et aux notes de frais, pour aller voir ce que ces chiffres recouvrent.
Créer une société
Un bouton “Nouvelle société” ouvre un panneau latéral (“Créer la société”) avec un formulaire en plusieurs sections :
- Raison sociale : raison sociale, SIREN,
- Point de contact : email, téléphone,
- Siège social : adresse, code postal, ville,
- Marque : couleur de marque (via un sélecteur de couleur), logo à téléverser.
À la validation, le système :
- vérifie l’unicité du SIREN,
- localise l’adresse en coordonnées (géocodage),
- enregistre la société,
- puis accorde automatiquement au créateur l’accès à cette nouvelle société, sauf si le créateur est administrateur.
Un message “Société créée.” confirme l’opération et l’utilisateur est redirigé vers la fiche de la nouvelle société.
À noter : la toute première société d’une organisation peut également être créée lors de la configuration initiale (onboarding). Dans ce cas, l’unicité globale du SIREN est aussi vérifiée, mais aucun rattachement d’accès n’est créé automatiquement.
Modifier une société, section par section
Sur la fiche, chaque section dispose d’un bouton “Modifier” (visible selon les droits) qui bascule la section concernée en formulaire en ligne :
- Informations de l’entreprise : raison sociale, SIREN, SIRET, forme juridique, code NAF, ville du greffe, capital social, numéro de TVA intracommunautaire et site web. L’unicité du SIREN n’est revérifiée que s’il a effectivement changé.
- Coordonnées : email et téléphone.
- Marque : sélecteur de couleur de marque et gestion du logo (Téléverser, Remplacer, Retirer). Le choix d’un fichier le téléverse vers le stockage et enregistre son adresse ; “Retirer” efface le logo.
- Localisation : adresse, code postal, ville. À l’enregistrement, l’adresse n’est de nouveau localisée que si l’un de ces trois champs a réellement changé, ce qui rafraîchit alors les coordonnées et la carte.
Chaque enregistrement n’envoie que les champs de sa section, laisse les autres sections intactes, et confirme par un message “Société mise à jour.”
Téléverser, remplacer ou retirer le logo
Le logo peut être ajouté aussi bien lors de la création que depuis la section Marque.
- Formats acceptés : JPG, PNG, WebP et SVG.
- Taille maximale : 2 Mo. Le rappel affiché est : “JPG, PNG, WebP ou SVG, 2 Mo max.”
- Seule l’adresse du fichier téléversé est conservée sur la société.
En cas d’échec de téléversement (fichier trop volumineux, format non autorisé ou autre erreur), un message générique “Impossible de téléverser le logo” est présenté.
Selon le contexte, ce message apparaît :
- sous forme de bandeau d’alerte en haut de la fiche, lors d’une modification,
- ou sous forme de notification ponctuelle, lors d’une création.
Carte et géolocalisation
La fiche affiche une carte (thème sombre) centrée sur les coordonnées enregistrées de la société, avec un repère animé aux couleurs de la marque.
- Lorsque la carte est disponible mais qu’aucune coordonnée n’est connue, un message “Aucune adresse à localiser” s’affiche en surimpression.
- Lorsque la carte n’est pas configurée, un panneau de repli illustré (grille et repère) est affiché à la place, sans message.
Périmètre de travail (sélection des sociétés)
L’utilisateur choisit son périmètre de travail en sélectionnant une ou plusieurs sociétés parmi celles auxquelles il a accès.
- Chaque société s’y reconnaît à son logo, ou à ses initiales sur une teinte de sa couleur ; quand plusieurs sociétés sont sélectionnées, le sélecteur montre un bâtiment.
- Le sélecteur est présent sur tous les formats : dans la barre latérale sur ordinateur, et dans la barre du haut (la marque de la société et un chevron) sur mobile et tablette, où la barre latérale n’existe pas. Il ouvre la même liste à cocher, avec le lien “Gérer les sociétés” pour qui en a le droit.
- Il reste en place d’un écran à l’autre : c’est un périmètre de travail pour la session, pas un filtre de la page affichée. Les écrans personnels (« Mon planning », « Mes notes de frais », le profil) ne s’en servent pas, puisqu’ils montrent ce qui vous concerne quelles que soient les sociétés.
- Un agent de terrain qui n’a que ces écrans personnels ne le voit pas du tout : il ne lui servirait jamais.
- Par défaut, toutes les sociétés accessibles sont sélectionnées.
- La première société sélectionnée tient lieu de société “active” pour les écrans mono-société.
- Cette sélection est conservée dans le navigateur de l’utilisateur.
- Le système vérifie qu’une société choisie comme périmètre fait bien partie de celles auxquelles l’utilisateur a accès.