Matériel : règles
Le matériel est de l’organisation
Il n’y a qu’un inventaire, partagé. La société ne qualifie pas le matériel mais la dépense : chaque achat porte la société qui l’a payé, et c’est sur elle que le montant est comptabilisé. Il n’y a donc pas de filtre par société sur la liste.
Consommable ou non
- Un consommable a une quantité, qui monte à chaque achat et se corrige à la main.
- Un non consommable existe en exactement un exemplaire. Il ne se réapprovisionne pas, et un nouvel exemplaire physique est un nouveau matériel. C’est ce qui rend la question « qui l’a en ce moment » répondable.
Le type est fixé à la création. La quantité d’un non consommable vaut toujours 1, et l’application le refuse autrement.
L’affectation
- Un non consommable a au plus un détenteur à la fois. La règle est tenue par la base elle-même, quelle que soit la façon dont l’affectation est écrite.
- Les heures de remise et de rendu sont celles du serveur, jamais saisies. Un changement de détenteur clôt l’ancienne période et ouvre la nouvelle au même instant.
- On ne peut confier le matériel qu’à un membre actif de l’organisation. Confier un matériel à la personne qui l’a déjà n’est pas proposé : cela couperait sa période en deux sans qu’elle l’ait rendu.
- La note de localisation n’existe que pour un matériel non affecté, et s’efface à chaque affectation.
Les alertes et le seuil
Une alerte est une ligne qu’on répond : elle se résout une seule fois, et c’est la base qui l’assure, pas l’écran. Deux personnes qui la résolvent au même instant n’écrivent qu’une réponse, la seconde apprenant que quelqu’un l’a devancée.
Une alerte est à traiter quand elle n’est pas résolue et que son jour est venu. Une alerte de stock insuffisant, ouverte par l’usure du matériel le jour où le stock manque, n’a pas de jour prévu : elle est à traiter dès qu’elle existe. Un matériel ne porte jamais deux alertes de stock insuffisant ouvertes à la fois.
Le seuil de stock bas n’existe que pour un consommable. Les états de stock (bas, épuisé) se calculent à la lecture depuis la quantité et le seuil : ils ne se stockent pas, une copie ne saurait que dériver de ce que la quantité dit déjà.
L’usure
Un consommable peut porter une règle d’usure : retirer une quantité toutes les X prestations terminées. C’est une règle du matériel et non de la prestation, si bien que la changer est une seule modification et non une par prestation qui l’emploie.
L’unité comptée est l’occurrence, pas la prestation. Une prestation est un modèle qui se répète ; un compteur par prestation ne bougerait jamais. Une occurrence est terminée quand l’heure de fin de son créneau est passée, à l’heure métier. C’est la définition que toute l’application emploie déjà, et ce n’est pas le pointage : un agent qui oublie de pointer sa sortie ne doit pas geler le stock de l’entreprise.
Une occurrence compte pour une unité, quel que soit le nombre d’agents dessus. Trois personnes qui se partagent un chantier ne consomment pas trois fois le produit du chantier.
Une occurrence n’est comptée qu’une fois, définitivement. Ce qui est figé, c’est ce qui a déjà été décompté : tant que le balayage n’est pas passé sur une occurrence terminée, modifier « Matériel utilisé » sur la prestation change ce que cette occurrence consommera. L’écart se compte en heures, et l’usure étant une estimation, il se corrige à la main comme le reste. Une occurrence annulée n’use rien, ni avant ni après son annulation. Le balayage ne remonte que quelques jours en arrière : ajouter un consommable à une prestation qui tourne depuis un an ne déclenche pas un an d’usure d’un coup, et le client n’a jamais demandé de rétroactivité.
Quand le compteur atteint la règle, la quantité prévue est retirée et le compteur repart de zéro. Si le stock ne suffit pas, il tombe à zéro sans jamais passer en dessous, le compteur repart quand même, et une alerte de stock insuffisant s’ouvre, visible sur le tableau de bord. Ce qui manquait n’est pas reporté sur le passage suivant : l’usure est une estimation, et une dette reportée retirerait le double sur une quantité que quelqu’un aura peut-être corrigée entre-temps.
Changer la règle remet le compteur à zéro : un décompte mesuré contre une règle qui n’a plus cours ne dit rien du prochain retrait.
L’usure est une estimation. La quantité réelle se corrige à la main sur la fiche, ce que le client prévoit explicitement. Un matériel archivé ne s’use plus.
Les frais
Un frais appartient au matériel non consommable et à personne d’autre : un consommable se rachète, il ne s’entretient pas, et ses achats disent déjà ce qu’il coûte.
La société d’un frais est celle qui a payé, choisie à la saisie parmi les sociétés accessibles au demandeur. Elle n’a aucun lien avec le matériel, et une société hors du périmètre du demandeur est refusée comme introuvable, jamais comme interdite : distinguer les deux laisserait deviner les sociétés d’une organisation un identifiant à la fois.
Le montant est strictement positif, à deux décimales. Le justificatif est facultatif, limité au PDF et aux images, et doit vivre sous le préfixe de l’organisation du demandeur.
Les montants
Le prix total d’un achat est calculé depuis la quantité et le prix unitaire, arrondi à deux décimales, puis conservé tel quel. Il n’est jamais recalculé à la lecture : c’est la ligne que les dépenses d’une société additionnent, et un chiffre recalculé à chaque affichage finirait par s’écarter de celui qui a été comptabilisé.
La quantité ne descend jamais sous zéro.
Les fournisseurs
Un fournisseur porte son nom et rien d’autre. Il est unique dans l’organisation, la comparaison ignorant la casse et les espaces de début et de fin.
L’archivage
Un matériel archivé conserve tout son historique et refuse tout changement. Il sort des listes actives et des sélecteurs, et se désarchive à tout moment. La suppression définitive n’existe pas : un achat déjà comptabilisé ne se retire pas des comptes.