Fonctionnalités

Une boîte, et pas une conversation

L’assistant s’ouvre depuis « Demander à l’assistant », en tête de la barre latérale, depuis le bouton doré de la barre du haut sur un téléphone, ou avec le raccourci Cmd+K (Ctrl+K sous Windows), pour qui en a le droit (« Assistant : Utiliser » dans ses rôles). Une seule zone de saisie, et deux façons d’être utile.

La boîte ne s’ouvre jamais vide : elle montre, en quelques lignes, ce que l’assistant peut faire pour vous, avec des exemples. Comprendre l’application, depuis l’écran d’où vous venez (« Un agent a oublié de pointer hier, je fais quoi ? » depuis le pointage) ; ce qui vous attend ; vous, dans l’application ; retrouver une fiche ; trouver un remplaçant. Une question entière part au clic ; une amorce qui attend un nom (« Ouvre la fiche du site… ») se pose dans la zone de saisie et vous la finissez. Rien n’y est promis que vos droits, ou ce que votre organisation a coché, ne permettent : une section qui n’est pas pour vous n’apparaît pas. En bas, une ou deux lignes rappellent où il travaille ailleurs, selon ce que vous pouvez faire : la note de frais, et le nouveau rôle pour qui en crée.

Trouver un enregistrement, immédiatement : on tape « Créteil » et on obtient le client, le site et le membre qui portent ce nom, sans rien demander à personne. Les écrans, eux, restent dans le menu de gauche, qui est affiché en permanence.

Poser une question en français : « comment je valide les notes de frais de mon équipe », « pourquoi je ne peux pas valider », « qu’est-ce qui m’attend aujourd’hui ». L’assistant travaille avant d’écrire, et vous le voyez faire : chaque chose qu’il consulte s’affiche au moment où il la consulte, « Lit « Pointage » », « Consulte vos droits », « Compte ce qui attend ». Puis il répond en quelques phrases, ou en une courte liste quand la réponse en est une, met en gras ce qui compte, affiche les sources d’où vient sa réponse, qu’on peut déplier ou ouvrir sur la documentation publiée, et propose jusqu’à trois écrans à ouvrir.

Deux choses qu’il ne fait jamais. Il n’écrit pas sans avoir consulté quelque chose : une réponse qui ne s’appuie sur aucune page ni aucune information est retenue, et il dit qu’il n’a rien trouvé. Et il n’emmène personne nulle part : ce qu’il propose sont des boutons, et c’est vous qui cliquez.

Une réponse prend de une à cinq secondes et demie, le temps de consulter ce qu’il consulte. C’est pour cela que la recherche d’enregistrements, elle, est immédiate.

Ce qu’il retrouve pour vous

Une fiche. « Ouvre la fiche de la mairie de Créteil », « le site Créteil Nord », « la fiche de Nadia » : si votre organisation l’a coché, l’assistant cherche dans les clients, les sites ou l’équipe, selon ce que vos droits vous laissent lire, et un bouton sous sa réponse ouvre la fiche. Il ne voit pas la fiche : il apprend combien il en a trouvé, et c’est l’application qui met le nom sur le bouton.

Un remplaçant. « Qui peut remplacer sur Bureaux Créteil mardi ? » : si votre organisation l’a coché et que vous pouvez modifier le planning, l’assistant nomme la prestation ou le site et le jour, l’application cherche les agents éligibles et libres sur chaque créneau de la journée, exactement comme le planning le fait, et les affiche sous la réponse. L’assistant apprend combien ils sont, jamais qui : les noms sont mis par l’écran, chez vous. Choisir quelqu’un ouvre le planning, où le remplacement se fait comme aujourd’hui.

Ce qu’il peut vous dire de vous

Si votre organisation l’a autorisé, il peut répondre à « quelles sont mes permissions », « j’ai accès à quelles sociétés », « pourquoi je ne peux pas valider une note de frais » à partir de vos droits réels, écran par écran, et non d’une phrase générale. Un administrateur de l’organisation s’entend dire qu’il a tous les droits, un agent de terrain que ses écrans sont les siens. Ce que votre organisation n’a pas coché, il ne le sait pas, et il le dit ainsi : « votre organisation ne m’a pas autorisé à connaître vos droits », jamais « vous n’avez aucun droit ».

Il peut aussi compter ce qui vous attend, avec les mêmes chiffres que l’accueil : des pointages à régulariser, des notes de frais à valider, des bons à signer, uniquement ceux sur lesquels vos droits vous permettent d’agir.

Il ne propose que ce que vous pouvez ouvrir

La liste des écrans qu’il peut choisir est construite à partir de vos droits, avant même qu’il voie votre question. Un agent de terrain n’a donc dans cette liste que ses propres écrans, et un assistant ne fait jamais découvrir l’existence d’une page qu’on ne peut pas ouvrir.

Si la question vise malgré tout un écran hors de portée, la réponse est un refus clair, jamais une ouverture.

Ne pas trouver est une réponse

Quand rien ne correspond, l’assistant le dit. Il ne propose pas l’écran le plus proche et n’invente pas une réponse : une question sans réponse vaut mieux qu’une réponse fausse.

Il ne fait rien à votre place

L’assistant n’enregistre rien, ne modifie rien, ne supprime rien. Il ouvre un écran ; ce qui s’y passe ensuite, c’est vous qui le faites, avec vos droits, comme si vous y étiez arrivé par le menu.

Le justificatif d’une note de frais

C’est la seule chose que l’assistant lit et qui vient de vous : la photo d’un justificatif, déposée dans le tiroir d’une note de frais, remplit les champs du formulaire.

Elle sort pour être lue, et rien n’en est gardé ailleurs que dans les champs proposés et dans la pièce jointe que vous aviez déjà déposée. Ce qui est lu est vérifié avant de s’afficher : un montant qu’aucune colonne ne pourrait contenir, un taux de TVA qui n’existe pas en France, une date qui n’est pas au calendrier sont retirés plutôt que corrigés, et le champ reste vide pour que vous le remplissiez.