Notifications & automatismes
Ce que les notes de frais font savoir arrive dans la boîte de réception, et par email pour qui l’a gardé ouvert. La règle générale, les réglages et ce qu’un email ne dit jamais sont dans Notifications.
À la déclaration : les personnes qui peuvent décider
Dès qu’une note est déclarée, celles et ceux qui détiennent le droit de validation et l’accès à la société de la note en sont prévenus. Les administrateurs de l’organisation en font partie, puisqu’ils accèdent à toutes ses sociétés.
La notification dit qui a dépensé, pour quelle société et combien, et mène directement à la liste filtrée sur les notes en attente.
Les personnes qui ne peuvent que consulter ne sont pas prévenues : il n’y a rien qu’elles puissent faire. Celui qui a saisi la note ne l’est pas non plus : il sait qu’elle est là. Un validateur pour qui un collègue a saisi la note l’est, puisqu’il peut la décider.
Dès que la note est décidée, ou supprimée, la notification cesse de compter chez tous les autres validateurs.
À la décision : le membre concerné
Quand une note est validée ou refusée, le membre qui a avancé l’argent est prévenu, et le texte s’adresse à lui : « Votre note NDF-000004 a été validée par Marc Durand ».
Ni le motif du refus ni le commentaire du validateur ne sont écrits là : ils se lisent dans l’application, derrière une connexion. C’est la façon d’apprendre une décision sans rouvrir l’application, et c’est pour cela qu’elle existe. Un membre qui a décidé lui-même sa propre note n’est pas prévenu : il n’a rien à apprendre.
Une notification ne bloque jamais rien
Ce qui échoue à partir n’annule pas ce qui vient d’être fait : la note reste déclarée, la décision reste enregistrée. Une adresse invalide chez une personne n’empêche pas les autres d’être prévenues.
C’est un choix : le registre des notes de frais est la source de vérité, la notification n’est qu’un rappel. Une note dont personne n’a été prévenu reste visible dans la liste et comptée sur le tableau de bord.
Le tableau de bord
La carte « Notes de frais à valider » compte les notes en attente des sociétés accessibles. Elle n’apparaît qu’à qui détient à la fois le droit de valider et celui de consulter, puisqu’elle mène à la liste, et disparaît dès qu’il ne reste rien à traiter.
Un compteur à zéro n’affiche rien du tout ; l’absence de droit n’affiche rien non plus, mais pour une autre raison : on ne dit pas « tout est à jour » à quelqu’un qui n’avait pas cette tâche.