Emails & automatismes

Envoi du planning (semaine ou affectation seule)

Chaque agent concerné reçoit un e-mail “Votre planning du JJ/MM/AAAA est disponible” avec un lien direct vers Mon planning.

Les envois se font par lots et n’empêchent jamais le passage en Envoyé, même en cas d’échec d’e-mail.

Annulation d’une affectation envoyée

Chaque agent concerné reçoit un e-mail “Affectation annulée” mentionnant le motif et un lien vers Mon planning.

Rappel hebdomadaire des créneaux non pourvus

Chaque vendredi à 16h00 (heure de Paris), un e-mail “N prestation(s) à affecter” est envoyé aux responsables planning de chaque société comportant des créneaux sans agent pour la semaine suivante, avec un lien vers le tableau.

Les destinataires sont les utilisateurs autorisés à créer des affectations sur la société.

Complément automatique à l’enregistrement d’une prestation

Enregistrer une prestation complète automatiquement le planning de la semaine en cours et de la suivante en créant les occurrences manquantes à partir des agents par défaut, sans jamais toucher aux brouillons ni aux affectations envoyées existants.

Un échec éventuel n’empêche jamais l’enregistrement de la prestation.

Désactivation d’un utilisateur

Lorsqu’un utilisateur est désactivé, il est retiré de ses affectations futures non annulées ; toute affectation se retrouvant alors sans aucun agent est automatiquement annulée.

Cette annulation automatique ne demande pas de motif saisi et n’envoie aucun e-mail.

Suppression d’une prestation

Une prestation ne peut pas être supprimée tant qu’elle comporte des affectations à venir non annulées.

Remplacement d’un agent

Le remplaçant est enregistré sur le poste (l’agent d’origine est conservé) et les heures de l’occurrence peuvent être ajustées.

Répercussion société / prestation

La suppression ou l’annulation au niveau d’une société ou d’une prestation se répercute sur les affectations et les postes associés.