Notifications & automatismes
Ce que le planning fait savoir arrive dans la boîte de réception, et par email pour qui l’a gardé ouvert. La règle générale, les réglages et ce qu’un email dit ou ne dit jamais sont dans Notifications.
Envoi du planning (semaine ou affectation seule)
Chaque agent concerné est prévenu que son planning de la semaine est disponible, avec un lien direct vers Mon planning.
Les envois n’empêchent jamais le passage en Envoyé, même si un email échoue.
Annulation d’une affectation envoyée
Chaque agent concerné est prévenu que son intervention est annulée, avec la date, le site et le motif. C’est l’un des sujets qui arrivent toujours dans l’application : sans lui, on se déplace pour rien.
Créneaux non pourvus
Les responsables planning de la société sont prévenus qu’il reste des interventions sans agent pour une semaine, avec un lien vers le tableau de cette semaine.
Les destinataires sont les utilisateurs autorisés à créer des affectations sur la société. La notification se règle dès que le planning de la semaine est envoyé.
Remplacement sur une affectation
L’agent retiré et l’agent mis à sa place sont prévenus tous les deux. Ce sujet non plus ne se coupe pas : la journée des deux en dépend.
Complément automatique à l’enregistrement d’une prestation
Enregistrer une prestation complète automatiquement le planning de la semaine en cours et de la suivante en créant les occurrences manquantes à partir des agents par défaut, sans jamais toucher aux brouillons ni aux affectations envoyées existants.
Un échec éventuel n’empêche jamais l’enregistrement de la prestation.
Désactivation d’un utilisateur
Lorsqu’un utilisateur est désactivé, il est retiré de ses affectations futures non annulées, qu’il y figure comme agent d’origine ou comme remplaçant. Un poste dont il est l’agent d’origine mais déjà couvert par un remplaçant est conservé : l’intervention reste assurée et le remplacement reste tracé. Toute affectation se retrouvant alors sans aucun agent est automatiquement annulée.
Cette annulation automatique ne demande pas de motif saisi et ne prévient personne.
Suppression d’une prestation
Une prestation ne peut pas être supprimée tant qu’elle comporte des affectations à venir non annulées.
Remplacement d’un agent
Le remplaçant est enregistré sur le poste (l’agent d’origine est conservé) et les heures de l’occurrence peuvent être ajustées.
Répercussion société / prestation
La suppression ou l’annulation au niveau d’une société ou d’une prestation se répercute sur les affectations et les postes associés.