Règles & informations

Informations conservées

Contrôle qualité

Pour chaque contrôle qualité sont enregistrés :

un identifiant unique ;
l’organisation et la société de rattachement (choisie parmi les sociétés du client auxquelles le créateur a accès, en privilégiant la société principale du client) ;
le site (avec son nom) ;
le contrôleur (la personne qui a réalisé le contrôle, avec son nom complet) ;
la date prévue ou de réalisation ;
la date de finalisation (vide tant que le contrôle n’est pas finalisé) ;
le statut (Brouillon ou Terminé) ;
le score global de conformité (de 0 à 100 %, ou vide) ;
un commentaire libre (jusqu’à 2000 caractères) ;
la liste des agents concernés ;
la liste des prestations auditées ;
les dates de création et de mise à jour.

Prestation auditée

Pour chaque prestation auditée sont enregistrés :

un identifiant unique ;
le lien vers la prestation d’origine ;
un instantané de l’intitulé de la prestation pris au moment de l’audit (il reste stable même si la prestation est renommée plus tard) ;
un ordre d’affichage ;
le score de conformité de la prestation (de 0 à 100 %, ou vide si rien n’a été évalué) ;
sa liste de points de contrôle.

Point de contrôle

Pour chaque point de contrôle sont enregistrés :

un identifiant unique ;
un lien éventuel vers la tâche d’origine de la fiche de poste (vide pour un point ajouté manuellement) ;
un intitulé (jusqu’à 255 caractères, figé au moment de l’audit) ;
un état (Conforme, À améliorer, Non conforme ou N/A) ;
un commentaire éventuel (jusqu’à 2000 caractères) ;
un ordre d’affichage.

Agent concerné

L’agent concerné est le lien entre un contrôle et un agent concerné par celui-ci. Chaque agent n’apparaît qu’une fois par contrôle. Ces agents sont les destinataires de l’email de finalisation.

Règles de fonctionnement

Cycle de vie d’un contrôle

Brouillon : le contrôle est modifiable, les points peuvent être évalués, il n’est pas encore finalisé et n’a pas de date de finalisation.
Terminé : le contrôle est finalisé, sa date de finalisation est renseignée et ses points passent en lecture seule. Il peut être repassé en brouillon.

États d’un point de contrôle

Conforme.
À améliorer.
Non conforme.
N/A : exclu du calcul du score, état par défaut des points pré-remplis.

Calcul des scores

Score d’une prestation = (nombre de Conforme + 0,5 × nombre d’À améliorer) ÷ (Conforme + À améliorer + Non conforme) × 100, arrondi à 2 décimales. Les points N/A sont exclus du dénominateur. Si tous les points sont en N/A (ou s’il n’y a aucun point), le score de la prestation reste vide.
Score global = moyenne simple des scores des prestations, en ignorant celles dont le score est vide, arrondie à 2 décimales. Si aucune prestation n’a de score, le score global reste vide.
Les scores sont contraints entre 0 et 100 et recalculés automatiquement à chaque évaluation d’un point.
À l’affichage, le score est présenté en vert lorsqu’il est supérieur ou égal à 80 %, en orange entre 50 et 79 %, en rouge en dessous de 50 %, et en neutre lorsqu’il n’y a pas de score.

Création et pré-remplissage

À la création par pré-remplissage, chaque prestation génère un point de contrôle par tâche de sa fiche de poste, dans l’ordre des tâches, tous à l’état N/A.
Les prestations choisies doivent appartenir au site choisi, sinon la création est refusée.
Le site doit exister et appartenir à un client accessible au créateur ; dans le cas contraire, le site est signalé comme introuvable. Si le client du site est introuvable, ou si une prestation choisie est introuvable, la création est également refusée.
La date prévue doit être une date valide et le commentaire ne peut dépasser 2000 caractères.

Modification et finalisation

Un point de contrôle ne peut être évalué que tant que le contrôle est en brouillon. Toute tentative de modification sur un contrôle terminé est refusée : il faut d’abord le repasser en brouillon.
La finalisation n’agit que sur un brouillon. Sur un contrôle déjà terminé, elle est sans effet et ne renvoie aucune notification.
La finalisation fixe la date de finalisation à l’instant de l’opération.
Repasser en brouillon ne déclenche aucune notification ; une finalisation ultérieure notifiera de nouveau.

Instantanés et accès

Les intitulés de prestation et de point de contrôle sont figés au moment de l’audit : renommer une prestation ou modifier sa fiche de poste plus tard ne change pas les contrôles passés.
Toutes les opérations vérifient que vous avez accès à la société du contrôle ; à défaut, le contrôle est signalé comme introuvable (sans divulgation d’information). La liste ne présente que les contrôles des sociétés accessibles ; un utilisateur sans société accessible obtient une liste vide.
L’accès agent (espace Mes contrôles) suit une règle distincte : l’agent ne consulte, en lecture seule, que les contrôles finalisés (terminés) sur lesquels il figure parmi les agents concernés. C’est cette relation d’agent concerné qui ouvre l’accès, et non l’accès à une société. Un contrôle encore en brouillon ou qui ne le concerne pas est traité comme introuvable.
Les agents concernés et les prestations sont remplacés intégralement lorsqu’on en redéfinit la liste.