Notifications et automatismes
Ce que le dossier salarié fait savoir arrive dans la boîte de réception, et par email pour qui l’a gardé ouvert. La règle générale, les réglages et ce qu’un email ne dit jamais sont dans Notifications.
Un membre a déposé un document
Quand. Un membre dépose une pièce dans son propre dossier. Un dépôt effectué par la gestion ne prévient personne : la seule personne à prévenir serait celle qui vient de le faire.
Qui est prévenu. Les membres de l’organisation qui détiennent la lecture des documents, à l’exclusion de la personne concernée. La portée est l’organisation entière et non une société : un dossier appartient au membre et non au site où il travaille.
Ce que ça dit. Cela nomme la personne et rien d’autre. Ni le type de document, ni le fichier, ni son nom : une boîte mail se lit dans des endroits où l’application ne va jamais, et « pièce d’identité » dans un objet de message en dit déjà trop. Le lien mène au dossier du membre, et la notification se règle dès que quelqu’un a ouvert la pièce.
Ce que ça ne fait jamais. Un échec d’envoi n’annule pas le dépôt. Une pièce déposée reste déposée, quoi qu’il arrive au courrier.
Une pièce arrive à expiration
Une passe quotidienne prévient le membre concerné et celles et ceux qui tiennent les dossiers qu’une pièce arrive au bout de sa validité. Le membre lit un texte écrit pour lui et arrive sur son propre dossier.
C’est l’un des sujets qui arrivent toujours dans l’application : un titre périmé, c’est du travail illégal. La notification se règle dès qu’une nouvelle pièce est déposée ou remise.
Compteur « À traiter » : documents déposés
Le tableau de bord compte les pièces que les membres ont fournies et que personne n’a encore ouvertes, pour toute l’organisation.
- Il n’apparaît qu’aux personnes qui détiennent la lecture des documents. Pour les autres il n’existe pas, ce qui n’est pas la même chose que zéro.
- La carte ouvre exactement la liste qu’elle a comptée.
- Ouvrir une pièce la retire du compteur. Il n’y a aucune case à cocher : la seule chose qui compte est que quelqu’un l’ait regardée, et le dossier l’enregistre à ce moment-là. Un membre sans le droit de lecture ne vide rien en rouvrant son propre dépôt ; détenir ce droit, c’est être la gestion, ses propres pièces comprises.
La date du titre de séjour écrite sur la fiche
Quand un titre de séjour est déposé avec sa date de fin de validité, cette date est écrite sur la fiche du membre dans le même mouvement, et le champ y devient une lecture. L’alerte d’expiration qui existait déjà bascule donc toute seule, et s’appuie désormais sur une pièce.
Quand la pièce est retirée, le champ redevient saisissable et la date reste en place.