Ce que vous pouvez faire
Ouvrir son propre dossier
Depuis la barre latérale ou votre fiche personnelle, « Mes documents » présente vos documents en deux parties : ce que l’entreprise vous a remis, et ce que vous avez fourni. Aucune permission n’est requise.
Déposer une pièce
Depuis « Mes documents », le bouton « Déposer un document » ouvre un formulaire qui ne vous demande que ce que le type de document exige :
- Le type est toujours demandé, parmi les pièces qu’un membre fournit : vous ne pouvez pas déposer un contrat dans la partie que l’entreprise remet.
- Une fin de validité est demandée pour les types qui en portent une : pièce d’identité, titre de séjour, convocation à la médecine du travail.
- Un mois couvert est demandé pour un bulletin de paie. Le bulletin se range sous ce mois, quelle que soit la date du dépôt.
- Un nom est demandé pour « Autre document », qui ne dit rien de lui-même.
- Un fichier est toujours demandé : PDF, Word ou image, 25 Mo au maximum.
Certains types ne gardent qu’une pièce vivante : RIB, pièce d’identité, titre de séjour, justificatif de domicile, contrat de travail, fiche de poste, règlement intérieur, charte des véhicules, livret d’accueil, fiche de renseignements. Un nouveau dépôt y remplace le précédent, et le formulaire vous le dit avant que vous ne validiez. Vous ne remplacez toutefois que ce que vous pourriez retirer : une pièce que la gestion a déjà ouverte, ou qu’elle a déposée pour vous, appartient au dossier, et c’est à elle de la remplacer (une carte d’identité renouvelée, par exemple).
Ajouter au dossier d’un membre
Côté gestion, le geste s’appelle Ajouter un document, depuis le dossier d’un membre ou depuis la page Documents. Le formulaire est le même, avec deux choix de plus :
- Le membre, quand on part de la page Documents ; depuis un dossier, il est déjà connu.
- Le côté du dossier : ce que l’entreprise remet (contrat, bulletin, règlement) ou une pièce du membre que vous classez pour lui (sa pièce d’identité scannée au bureau, par exemple). Les types proposés suivent le côté choisi.
Un ajout fait par la gestion n’envoie aucun email et n’entre pas dans « À consulter » : il n’y a personne à prévenir de son propre geste.
Ouvrir le dossier d’un membre
Depuis la fiche d’un membre, « Dossier » ouvre la même page, vue du côté de la gestion. Vous y remettez les pièces que l’entreprise fournit, et vous consultez celles que le membre a déposées.
Ouvrir un document
Un document s’ouvre en place, en cliquant sa ligne : une image ou un PDF s’affiche dans l’application, avec le bouton Télécharger. Un format que le navigateur ne sait pas montrer (un document Word) affiche « Aperçu indisponible pour ce format » et le même bouton.
Le fichier n’est jamais servi directement par l’espace de stockage : il passe par l’application, qui vérifie qui le demande. Il n’existe donc aucun lien de téléchargement à faire circuler.
Si le fichier a disparu de l’espace de stockage, l’aperçu le dit (« Fichier introuvable ») et laisse le bouton Retirer : la ligne se retire du dossier depuis là.
Ouvrir une pièce déposée par un membre la marque comme consultée, ce qui la retire de « À consulter ». Un membre qui ne détient pas la lecture des dossiers ne marque rien en rouvrant son propre dépôt ; un gestionnaire qui ouvre une pièce, y compris la sienne, la marque. Tant qu’elle ne l’est pas, la ligne porte la mention Non consulté.
Retrouver une pièce dans un dossier
Le dossier se filtre par type, plusieurs à la fois, et se cherche par nom de document ou de fichier. Les bulletins, arrêts et justificatifs d’absence restent groupés par année sous le filtre.
Savoir ce qui manque
En tête du dossier, une ligne nomme les pièces attendues qui n’y sont pas encore : pièce d’identité, justificatif de domicile, RIB, contrat de travail. Un titre de séjour tient lieu de pièce d’identité, de sorte qu’elle ne soit pas réclamée à qui en porte un. Le membre lit la même chose sur son propre dossier, formulée pour lui.
La page Documents
« Documents » est le poste de travail de la gestion : le bouton « Ajouter un document » y complète le dossier de n’importe quel membre, et trois listes répondent chacune à une question, avec une recherche par membre :
- À consulter : les pièces que les membres ont fournies et que personne n’a encore ouvertes, la plus ancienne en premier. Ouvrir une pièce la retire de la liste.
- Validités : les pièces expirées ou qui expirent dans les 90 jours, la plus proche en premier, pour les membres en activité.
- Dossiers incomplets : les membres à qui il manque au moins une pièce attendue, avec la liste de ce qui manque. Le nom ouvre le dossier.
La carte « Documents déposés » du tableau de bord ouvre la première liste.
Retirer une pièce
- La gestion retire n’importe quelle pièce d’un dossier.
- Un membre retire ce qu’il a déposé lui-même, tant que la gestion ne l’a pas ouvert. Au-delà, la pièce appartient au dossier et le retrait est refusé, avec la raison affichée.
Retirer un document retire la ligne du dossier ; le fichier reste dans l’espace de stockage, comme pour toutes les pièces jointes de l’application (voir Pièces jointes).