Ce que vous pouvez faire
Consulter le tableau hebdomadaire
Le tableau présente une semaine (du lundi au dimanche) avec une ligne par agent de terrain et une colonne par jour.
Chaque case contient des pastilles d’affectation indiquant la prestation, le site, la plage horaire effective et un point d’état/pointage.
Le tableau affiche les totaux d’heures par jour et par semaine pour chaque agent, ainsi qu’une ligne “Sans agent” en bas pour les créneaux non pourvus.
La navigation permet de passer à la semaine précédente ou suivante, de revenir à la semaine en cours ou d’aller à une date précise, avec le numéro de semaine affiché.
Une vue agenda groupée par jour est disponible sur mobile. L’identité de la société apparaît sous forme d’un liseré coloré sur chaque pastille.
Filtrer et rechercher
Le tableau peut être filtré par :
- société (à choix multiple, via le sélecteur de société),
- client (à choix multiple),
- site (à choix multiple),
- prestation (à choix multiple),
- agent (à choix multiple),
- statut (Brouillon ou Envoyé, à choix unique),
- “avec annulation uniquement”.
Les filtres clients, sites, prestations et agents sont à choix multiple : on peut en sélectionner plusieurs. Leurs listes sont alimentées depuis les référentiels de l’organisation, en cascade pour les trois premiers : les clients proposés sont ceux des sociétés accessibles, les sites proposés dépendent des clients choisis et les prestations proposées dépendent des sites choisis (changer un niveau parent retire les sélections enfants devenues hors périmètre). Le filtre agents propose la liste complète des agents de terrain. Une recherche libre sur les noms de prestation, de site et de client complète l’ensemble, et un bouton réinitialise tous les filtres.
Générer automatiquement le planning d’une semaine
Le bouton “Générer le planning” déploie toutes les prestations actives de la société sélectionnée sur la semaine, en suivant leur règle de récurrence :
- hebdomadaire avec intervalle et jours de la semaine,
- mensuelle au Nème jour,
- ou ponctuelle.
La génération reste dans la période de validité de chaque prestation et saute les jours fériés. Chaque occurrence est pré-pourvue avec les agents par défaut des postes de la prestation.
En mode par défaut (remplacement), les affectations en brouillon de la semaine sont supprimées puis régénérées ; les affectations déjà envoyées sont toujours conservées.
Un message récapitule le nombre d’affectations créées, remplacées et conservées, les créneaux restés sans agent par défaut et les agents écartés car déjà occupés.
La génération peut être restreinte à une seule prestation. Elle est désactivée sur les semaines déjà commencées.
Créer une affectation manuellement
Un volet permet d’ajouter une occurrence. On choisit :
- le client, le site et la prestation (en cascade),
- un créneau horaire (limité aux créneaux dont la récurrence couvre le jour choisi),
- une date,
- un ou plusieurs agents de terrain,
- une note facultative.
On peut ajuster les horaires de début et de fin pour cette occurrence uniquement.
À la sélection de la prestation, les agents par défaut des postes sont pré-cochés. “Enregistrer et nouveau” garde le volet ouvert en conservant la date et les agents. La création sur une date passée est bloquée.
Modifier une affectation en brouillon
Depuis une pastille, le volet permet de changer le créneau, la date, les agents, la note et les horaires ajustés d’un brouillon. L’éligibilité des agents et les chevauchements sont revérifiés avant l’enregistrement.
Modifier la note d’une affectation envoyée
Une fois envoyée, seule la note peut être modifiée via “Enregistrer la note”. Tous les champs de planification (créneau, date, horaires, agents) sont verrouillés dans le volet.
Annuler une affectation envoyée
Action explicite et confirmée : sur une affectation envoyée et pas encore annulée, on saisit un motif d’annulation obligatoire.
L’affectation est marquée comme annulée et les agents concernés sont prévenus par e-mail.
L’opération est irréversible : une affectation annulée ne peut plus être modifiée ni annulée de nouveau.
Supprimer une affectation en brouillon
Les brouillons peuvent être supprimés directement depuis le tableau (suppression rapide avec confirmation) ou depuis le volet.
Une affectation envoyée ne peut pas être supprimée : elle doit être annulée.
Envoyer le planning de la semaine
Le bouton “Envoyer le planning” passe en statut Envoyé toutes les affectations en brouillon pourvues d’au moins un agent pour la semaine de la société, et envoie à chaque agent concerné un e-mail l’informant que son planning est disponible, avec un lien direct vers Mon planning.
Une confirmation indique combien d’agents et d’affectations sont concernés et avertit que les créneaux “sans agent” ne seront pas envoyés.
L’envoi n’est possible que si la semaine n’est pas entièrement passée et qu’il existe au moins un brouillon pourvu.
Envoyer une affectation seule
Depuis le volet, une affectation en brouillon, pourvue, non annulée et non passée peut être envoyée individuellement ; le même passage en Envoyé et le même e-mail aux agents s’appliquent.
Remplacer un agent absent sur une affectation envoyée
C’est l’exception encadrée au verrouillage d’une affectation envoyée.
On désigne un agent d’origine comme absent et on choisit un remplaçant (seuls les agents de terrain éligibles, disponibles et non déjà présents sur le poste sont proposés), avec la possibilité d’ajuster les heures réalisées.
L’agent d’origine reste enregistré sur le poste, le remplaçant devient l’agent effectif et le remplacement est tracé.
La fonction n’est proposée dans l’interface que sur une affectation envoyée, non annulée, comportant encore un agent d’origine non remplacé. Les remplacements existants sont affichés sous la forme “B remplace A”.
Exporter le planning en PDF
Un volet produit des feuilles de planning prêtes à imprimer, organisées :
- par agent (une feuille par agent),
- par site,
- ou par client (regroupement multi-sites).
L’utilisateur choisit les entités à inclure (par défaut toute la semaine), ajoute des notes facultatives, voit un aperçu en direct du nombre de feuilles et d’interventions, puis génère le document.
Agent : consulter ma semaine (Mon planning)
Vue personnelle en lecture seule qui regroupe par jour les affectations de l’agent pour la semaine, avec les horaires effectifs, le nom de la prestation et du site, l’indicateur d’annulation et, en lien avec le pointage, les entrées/sorties du jour par carte.
Cette vue affiche toutes les affectations de l’agent quel que soit leur statut : un agent peut donc y voir des affectations encore en brouillon (non envoyées) ainsi que celles annulées.
Elle est accessible à tout utilisateur connecté, sans droit particulier sur le planning.
Agent : consulter le détail d’une intervention
En touchant une affectation, l’agent ouvre un volet présentant :
- les horaires effectifs,
- la note,
- le nom et les notes de la prestation,
- le nom et l’adresse complète du site,
- les codes d’accès du site,
- les référents du site (avec liens d’appel et d’e-mail).
Un agent n’accède qu’à ses propres affectations.