Ce que vous pouvez faire
Consulter le tableau hebdomadaire
Le tableau présente une semaine (du lundi au dimanche) avec une ligne par agent de terrain et une colonne par jour.
Chaque case contient des pastilles d’affectation indiquant la prestation, le site, la plage horaire effective et un point d’état/pointage.
Le tableau affiche les totaux d’heures par jour et par semaine pour chaque agent, ainsi qu’une ligne “Sans agent” en bas pour les créneaux non pourvus.
La navigation permet de passer à la semaine précédente ou suivante, de revenir à la semaine en cours ou d’aller à une date précise, avec le numéro de semaine affiché.
Une vue agenda groupée par jour est disponible sur mobile. L’identité de la société apparaît sous forme d’un liseré coloré sur chaque pastille.
Filtrer et rechercher
Le tableau peut être filtré par :
- société (à choix multiple, via le sélecteur de société),
- client (à choix multiple),
- site (à choix multiple),
- prestation (à choix multiple),
- agent (à choix multiple),
- statut (Brouillon ou Envoyé, à choix unique),
- “avec annulation uniquement”.
Les filtres clients, sites, prestations et agents sont à choix multiple : on peut en sélectionner plusieurs. Leurs listes sont alimentées depuis les référentiels de l’organisation, en cascade pour les trois premiers : les clients proposés sont ceux des sociétés accessibles, les sites proposés dépendent des clients choisis et les prestations proposées dépendent des sites choisis (changer un niveau parent retire les sélections enfants devenues hors périmètre). Le filtre agents propose la liste complète des agents de terrain. Une recherche libre sur les noms de prestation, de site et de client complète l’ensemble, et un bouton réinitialise tous les filtres.
Générer automatiquement le planning d’une semaine
Le bouton “Générer le planning” déploie toutes les prestations actives des sociétés sélectionnées sur la semaine, en suivant leur règle de récurrence :
- hebdomadaire avec intervalle et jours de la semaine,
- mensuelle au Nème jour,
- ou ponctuelle.
La génération reste dans la période de validité de chaque prestation et saute les jours fériés. Chaque occurrence est pré-pourvue avec les agents par défaut des postes de la prestation.
Un agent en congé validé n’y est pas placé : une absence l’occupe exactement comme une intervention l’occupe. Le poste reste vide et l’occurrence est créée quand même : elle se voit sur le planning de la semaine, et le récapitulatif de génération dit combien d’agents ont été écartés pour congé. Le compteur « Prestations sans agent » du tableau de bord ne la relève pas : il ne regarde que les semaines déjà envoyées, et seulement les occurrences sans aucun agent. La demi-journée compte : quelqu’un absent le matin est écarté d’une prestation de 8 h à 12 h et placé sur une prestation de 14 h à 18 h du même jour. Une demande encore en attente ne change rien, parce qu’un refus le lendemain aurait vidé des postes pour rien.
En mode par défaut (remplacement), les affectations en brouillon de la semaine sont supprimées puis régénérées ; les affectations déjà envoyées sont toujours conservées.
Un message récapitule le nombre d’affectations créées, remplacées et conservées, les créneaux restés sans agent par défaut, les agents écartés car déjà occupés, et ceux écartés car en congé. Les deux derniers sont comptés à part : un poste dont l’agent est absent attend un remplaçant, un poste dont l’agent est pris ailleurs attend un arbitrage entre deux sites.
La génération porte sur toutes les prestations de la société pour la semaine choisie ; elle n’est pas restreinte à une prestation depuis l’interface. Elle est désactivée sur les semaines déjà commencées.
Créer une affectation manuellement
Un volet permet d’ajouter une occurrence. On choisit :
- le client, le site et la prestation (en cascade),
- un créneau horaire (limité aux créneaux dont la récurrence couvre le jour choisi),
- une date,
- un ou plusieurs agents de terrain,
- une note facultative.
Les horaires de l’occurrence sont ceux du créneau de la prestation. Pour qu’une intervention ait des horaires différents, on crée une nouvelle version de la prestation (édition par période) plutôt qu’un ajustement ponctuel.
À la sélection de la prestation, les agents par défaut des postes sont pré-cochés. “Enregistrer et nouveau” garde le volet ouvert en conservant la date et les agents. La création sur une date passée est bloquée.
Modifier une affectation en brouillon
Depuis une pastille, le volet permet de changer le créneau, la date, les agents et la note d’un brouillon. L’éligibilité des agents et les chevauchements sont revérifiés avant l’enregistrement.
Modifier la note d’une affectation envoyée
Une fois envoyée, seule la note peut être modifiée via “Enregistrer la note”. Tous les champs de planification (créneau, date, horaires, agents) sont verrouillés dans le volet.
Le volet d’une affectation envoyée mène aussi à ce qui la suit, depuis la carte « Affectation » : “Voir le pointage” ouvre ses pointages, et “Voir le bon” ouvre son bon d’intervention. Une affectation annulée ne porte pas de bon, et le lien n’y apparaît pas.
Le client, le site et la prestation, qui ne changent plus une fois l’affectation créée, s’y lisent comme une liste de valeurs. La date se choisit avec le sélecteur de date de l’application. Le bouton du pied reste actif : un clic alors qu’il manque une prestation, un créneau, une date ou un agent ne part pas et le dit sous chaque champ. Un conflit horaire s’affiche sous la carte « Affectation », là où il se corrige ; tout autre refus passe par un message temporaire et le volet reste ouvert avec la saisie.
Annuler une affectation envoyée
Action explicite et confirmée : sur une affectation envoyée et pas encore annulée, on saisit un motif d’annulation obligatoire.
L’affectation est marquée comme annulée et les agents concernés sont prévenus par e-mail.
L’opération est irréversible : une affectation annulée ne peut plus être modifiée ni annulée de nouveau.
Elle est refusée quand le bon d’intervention a déjà été envoyé au client : le document décrit une intervention qui a eu lieu.
Supprimer une affectation en brouillon
Les brouillons peuvent être supprimés directement depuis le tableau (suppression rapide avec confirmation) ou depuis le volet.
Une affectation envoyée ne peut pas être supprimée : elle doit être annulée.
Envoyer le planning de la semaine
Le bouton “Envoyer le planning” passe en statut Envoyé toutes les affectations en brouillon pourvues d’au moins un agent pour la semaine, sur l’ensemble des sociétés sélectionnées. Un e-mail informant que le planning est disponible (avec un lien direct vers Mon planning) est adressé à chaque agent ayant au moins une affectation non annulée cette semaine, qu’elle vienne d’être envoyée ou qu’elle l’ait déjà été.
Une confirmation indique combien d’agents et d’affectations sont concernés et avertit que les créneaux “sans agent” ne seront pas envoyés.
L’envoi n’est possible que si la semaine n’est pas entièrement passée et qu’il existe au moins un brouillon pourvu.
Envoyer une affectation seule
Depuis le volet, une affectation en brouillon, pourvue, non annulée et non passée peut être envoyée individuellement ; le même passage en Envoyé et le même e-mail aux agents s’appliquent.
Remplacer un agent absent sur une affectation envoyée
C’est l’exception encadrée au verrouillage d’une affectation envoyée.
On désigne un agent d’origine comme absent et on choisit un remplaçant (seuls les agents de terrain éligibles, disponibles et non déjà présents sur le poste sont proposés). Un agent en congé validé sur le créneau n’est pas proposé, pour la même raison qu’un agent déjà pris ne l’est pas ; absent seulement le matin, il reste proposé pour un créneau de l’après-midi. Le remplaçant couvre la fenêtre horaire du créneau : les heures réalisées ne sont plus saisies au remplacement, elles proviennent du pointage.
L’agent d’origine reste enregistré sur le poste, le remplaçant devient l’agent effectif et le remplacement est tracé.
La fonction n’est proposée dans l’interface que sur une affectation envoyée, non annulée, comportant encore un agent d’origine non remplacé. Les remplacements existants sont affichés sous la forme “B remplace A”.
Exporter le planning en PDF
Un volet produit des feuilles de planning prêtes à imprimer, organisées :
- par agent (une feuille par agent),
- par site,
- ou par client (regroupement multi-sites).
L’utilisateur choisit les entités à inclure (par défaut toute la semaine), ajoute des notes facultatives, voit un aperçu en direct du nombre de feuilles et d’interventions, puis lance l’export.
Agent : consulter ma semaine (Mon planning)
La vue personnelle présente la semaine de l’agent en un bandeau de jours, suivi de l’agenda du jour choisi. « Aujourd’hui » est le jour à l’heure de Paris : entre minuit et deux heures du matin, c’est déjà le nouveau jour, et la semaine s’ouvre sur lui.
Chaque carte indique les horaires, la prestation, le site, le pointage de l’agent et un état qui se lit à l’heure. Tant que la page reste ouverte, l’état change de lui-même :
- « À venir » jusqu’à l’ouverture du pointage, 30 minutes avant le début ;
- « À pointer » pendant la fenêtre de pointage, jusqu’à 30 minutes après la fin, avec « Entrée » ;
- « En cours » une fois l’entrée pointée, avec « Sortie » ;
- « Pointé » une fois la sortie pointée ;
- « Non pointé » quand la fenêtre s’est fermée sans entrée ;
- « Sortie non pointée » quand une entrée n’a pas été suivie d’une sortie à la fermeture de la fenêtre : « Sortie » reste proposée jusqu’à la fin de la journée, puis la carte invite à prévenir le responsable, qui régularisera ;
- « Prévue », puis « Terminée » à l’heure de fin, pour une prestation sans pointage, qui ne propose jamais d’entrée ;
- « Annulée » et « Planning non confirmé », à toute heure.
Tant qu’une mission est en cours, l’entrée des autres missions est désactivée, et la carte dit laquelle pointer d’abord.
Cette vue affiche toutes les affectations de l’agent quel que soit leur statut : un agent peut donc y voir des affectations encore en brouillon (non envoyées) ainsi que celles annulées.
Elle est accessible à tout utilisateur connecté, sans droit particulier sur le planning.
Agent : consulter le détail d’une intervention
Le bouton « Détails » d’une carte ouvre un volet présentant :
- les horaires effectifs,
- la note,
- le nom et les notes de la prestation,
- la fiche de poste (les tâches à réaliser),
- le nom et l’adresse complète du site,
- les codes d’accès du site,
- les référents du site (avec liens d’appel et d’e-mail).
Un agent n’accède qu’à ses propres affectations. Le détail d’une intervention passée reste consultable même si sa prestation ou son site ont été archivés depuis.
Agent : ouvrir le bon d’intervention
Le bon s’ouvre 30 minutes avant le début de l’intervention, ou dès que l’agent a pointé son entrée. Il rassemble le compte rendu : interlocuteur rencontré, tâches réalisées, remarques, photos, signature du client et signature de l’équipe. Voir la rubrique Bons d’intervention.
Le bouton dit ce qu’il reste à faire : « Remplir le bon » quand personne ne l’a ouvert, « Compléter le bon » tant qu’il n’est pas envoyé, « Voir le bon envoyé » ensuite. À côté, une étiquette reprend l’état de la liste des bons (« Non ouvert », « Non envoyé », « Envoyé »), avec la date et l’heure d’envoi d’un bon parti, ou « La signature du client manque » quand la prestation l’exige. La carte suit ce que l’agent fait dans le bon, sans recharger la page.
Le bouton n’apparaît pas sur une intervention annulée ni sur une intervention dont le planning n’est pas encore confirmé. Comme le reste de cette vue, il ne demande aucun droit : c’est l’affectation qui ouvre l’accès.