Ce que vous pouvez faire

Consulter la liste des membres

La liste présente les membres de l’organisation sous forme de cartes. Chaque carte affiche :

• l’avatar (ou les initiales) ;
• le nom complet ;
• l’email ;
• les rôles ;
• le type de contrat (colonne optionnelle, masquée par défaut) ;
• une étiquette Terrain ou Bureau.

Vous pouvez :

• rechercher par nom, prénom ou email ;
• filtrer par rôles (plusieurs à la fois), par type de contrat (plusieurs à la fois) et, en tête de la carte « Filtres », par statut (Actifs par défaut, Archivés, Tous) puis par type de membre (Tous, Terrain, Bureau) ;
• n’afficher que les membres concernés par une alerte RH ;
• trier (plus récent, plus ancien, nom de A à Z ou de Z à A, modifié récemment) et choisir la taille de page.

Les filtres et la pagination sont conservés dans l’adresse de la page, ce qui permet de partager ou de retrouver une vue précise. Par défaut, la liste affiche 25 membres par page, triés du plus récent au plus ancien. Lorsque plusieurs sociétés sont incluses dans la vue, une étiquette teintée de la couleur de la société apparaît sur chaque ligne. Deux messages distincts permettent de distinguer le cas où vous êtes encore seul dans l’organisation de celui où aucun membre ne correspond aux filtres.

La liste ne montre que les membres des sociétés auxquelles vous avez accès : si vous n’avez accès à aucune société, la liste reste vide quels que soient les filtres. À noter : lorsque vous filtrez par type de contrat, les membres encore en attente d’activation (qui n’ont pas encore de dossier rempli) ne remontent pas dans les résultats. Le filtre “avec alerte uniquement” s’applique au sein de la page affichée.

Inviter un nouveau membre

Le volet “Inviter un membre” rappelle d’abord que le membre recevra un email pour créer son compte, puis se lit dans cet ordre :

• Le membre : son email, son prénom et son nom, tous obligatoires ;
• Accès : son profil, avec la case “Agent terrain”, qui lui permet d’être affecté au planning et de retrouver son planning et ses contrôles dans son espace ; ses rôles, facultatifs et proposés seulement si vous pouvez gérer les rôles ; les sociétés auxquelles il aura accès, au moins une, pré-remplies avec la sélection en cours.

Les rôles se choisissent dans une liste où chacun se présente par son nom et sa description. Sous la liste, une ligne dit ce que les rôles choisis ouvrent, en modules (par exemple « Accès à 11 modules sur 13 », ou « Aucun module » pour des rôles sans permission), suivie du nom de chaque rôle choisi, qui ouvre sa fiche dans un nouvel onglet. Si les rôles ne peuvent pas être chargés, le champ le dit et propose de réessayer.

Quand ces choix n’ouvrent rien, c’est-à-dire qu’aucun rôle choisi ne porte de permission et que “Agent terrain” n’est pas cochée, une information le signale sous la carte “Accès” : le membre n’aura accès qu’à ses notes de frais et à son profil. Elle n’empêche pas l’envoi.

Le formulaire ne s’ouvre pas avec des erreurs : c’est en tentant l’envoi que chaque champ manquant ou invalide affiche la sienne, et rien ne part. Si l’invitation est refusée, le message en donne la raison, par exemple « Cet email est déjà utilisé. ».

Une adresse n’appartient qu’à un compte, et un membre archivé garde la sienne. Inviter l’adresse de quelqu’un que vous avez archivé n’ouvre donc pas un second compte : le message dit où est la personne et quoi faire, « Cet email appartient à un membre archivé. Désarchivez-le depuis sa fiche plutôt que de créer un second compte. » Il faut pour cela que ce membre archivé soit de votre organisation ; autrement, l’adresse est simplement signalée comme déjà utilisée, sans rien dire de qui la détient.

Après l’envoi, une confirmation remplace le formulaire : elle indique qu’un email d’invitation a été envoyé et que le lien d’activation sécurisé expire au bout de 7 jours, et le bouton “Inviter un autre membre” rouvre le formulaire, vide à l’exception des sociétés, de nouveau pré-remplies avec la sélection en cours. Le nouveau membre apparaît dans la liste avec une pastille “Invitation” tant qu’il n’a pas activé son compte. Vous ne pouvez rattacher que des sociétés auxquelles vous avez vous-même accès.

Consulter la fiche complète d’un membre

La fiche d’un membre rassemble :

• une carte d’identité (avatar, nom, email, date “Membre depuis”) ;
• une bannière d’alerte RH le cas échéant ;
• une bannière d’invitation en attente si le compte n’est pas encore activé ;
• les rôles et droits (cartes de rôles avec détail des autorisations dépliable) ;
• les sociétés rattachées ;
• l’accès terrain ;
• l’état civil et le contrat ;
• une “Zone dangereuse” pour l’archivage.

Les champs sensibles (salaire, numéro de sécurité sociale) sont remplacés par la mention “Non visible (permission requise)” pour les personnes qui n’ont pas l’autorisation de les consulter.

Modifier l’identité d’un membre

Depuis la carte d’informations personnelles, un responsable peut modifier le prénom et le nom (tous deux obligatoires). L’email, qui sert d’identifiant de connexion, n’est pas modifiable.

Modifier le dossier RH : État civil

Une modification dédiée permet de mettre à jour les champs d’état civil :

• date de naissance ;
• genre (Femme / Homme / Autre) ;
• nationalité ;
• adresse (ligne, code postal, ville) ;
• téléphone ;
• permis B (oui / non) ;
• véhicule (oui / non) ;
• situation familiale (Célibataire / Marié / Pacsé / Divorcé / Veuf).

Ces champs sont gérés par un responsable : les membres ne peuvent pas les modifier eux-mêmes.

Modifier le dossier RH : Contrat

Une modification dédiée permet de mettre à jour les champs de contrat :

• type de contrat (CDI / CDD / Stage / Alternance / Intérim / Autre) ;
• intitulé du poste ;
• date de début ;
• date de fin (pour un CDD) ;
• date d’expiration du titre de séjour ;
• et, uniquement pour les personnes autorisées à voir les données sensibles, le salaire mensuel brut et le numéro de sécurité sociale.

Si ces deux derniers champs ne vous sont pas accessibles, ils n’apparaissent pas et toute tentative de les modifier est refusée.

Gérer les rôles d’un membre

Un volet “Modifier les rôles” présente la même liste de rôles que l’invitation et que le filtre “Rôles” de la liste : les rôles de votre organisation, et eux seuls. Les rôles que le membre porte y figurent déjà cochés, et se décochent pour lui être retirés. L’enregistrement remplace l’ensemble des rôles du membre. Les rôles peuvent aussi être définis au moment de l’invitation, par une personne qui peut gérer les rôles.

Rattacher ou détacher un membre à des sociétés

Sur la fiche, un éditeur “Sociétés” permet de choisir les sociétés auxquelles un membre est rattaché. Le bouton “Enregistrer” ne s’active que lorsque la sélection a changé. Si vous n’avez pas le droit de modifier, les sociétés s’affichent en lecture seule. Vous ne pouvez rattacher que des sociétés auxquelles vous avez accès, et les comptes administrateurs ne peuvent pas être rattachés à des sociétés.

Activer ou désactiver le statut d’agent terrain

Une case sur la carte “Accès terrain” désigne un membre comme agent de terrain, ce qui le rend éligible à l’affectation dans le planning. Ce statut peut aussi être défini dès l’invitation.

Renvoyer une invitation

Pour un membre dont le compte n’est pas encore activé, un bouton “Renvoyer l’invitation” génère un nouveau lien d’activation valable 7 jours et renvoie l’email de bienvenue. L’action n’est possible que tant que l’invitation est en attente : si le compte est déjà activé ou qu’aucune invitation n’est en cours, elle est refusée.

Archiver un membre

La carte “Zone dangereuse” propose “Archiver le membre”, avec une fenêtre de confirmation. Le membre archivé est masqué des listes actives, sauf sous le filtre « Archivés » ou « Tous » (badge « Archivé » sur la ligne). Il n’est pas possible d’archiver l’unique Gérant de l’organisation : un successeur doit d’abord être désigné. L’archivage détache également le membre des affectations de planning à venir, et toute affectation future qui se retrouverait sans agent est annulée. La fiche d’un membre archivé reste consultable, en lecture seule, avec une bannière signalant son état.

Sur la fiche d’un membre archivé, la même carte propose « Désarchiver le membre » (avec confirmation). Le membre redevient actif, avec ses rôles et ses sociétés rattachées, et réapparaît dans les listes actives. Les postes de prestation qu’il occupait par défaut et les affectations annulées lors de l’archivage ne sont pas rétablis ; un message le rappelle après le désarchivage.

Consulter les alertes RH d’un membre

Les alertes RH d’un membre (CDD arrivant à échéance, titre de séjour expirant) sont présentées avec un décompte de jours. Elles sont reprises dans la liste (étiquette Alerte RH, filtre dédié) ainsi que sur la fiche et le profil, sous forme de bannières et d’étiquettes.

Espace personnel : Mon profil

Chaque membre connecté dispose d’une page “Mon profil” qui affiche son identité, ses rôles, son état civil et son contrat. Les champs gérés par les RH y sont en lecture seule.

Le membre ne peut modifier que son prénom et son nom, ainsi que ses coordonnées et informations opérationnelles : adresse (ligne, code postal, ville), téléphone, permis B et véhicule. L’état civil, le contrat et les champs sensibles sont explicitement présentés comme gérés par son responsable.

Une carte “Sécurité” lui permet de demander un email de réinitialisation de mot de passe. Cette page est accessible à tout membre, y compris à un agent de terrain qui n’aurait aucun droit de gestion.

Sélection d’agents de terrain pour d’autres modules

Une liste de référence légère des agents de terrain (identifiant et libellé) alimente les sélecteurs d’autres fonctionnalités, par exemple le planning. Elle est accessible à toute personne disposant d’une capacité de gestion (administrateur ou titulaire d’au moins un droit de module), sans nécessiter le droit de gestion de l’équipe. Les agents de terrain qui n’ont aucun droit de gestion ne peuvent pas y accéder.