Règles & informations

Informations gérées

Affectation

Chaque affectation enregistre :

un identifiant unique,
l’organisation et la société,
la prestation et le créneau horaire précis qu’elle concrétise,
la date,
le statut (Brouillon ou Envoyé),
la date d’envoi,
une note facultative propre à l’occurrence (500 caractères maximum),
des horaires de début et de fin ajustables pour cette occurrence,
un motif d’annulation éventuel (500 caractères maximum),
l’utilisateur créateur et les dates de création et de modification.

Les agents effectifs découlent des postes.

Poste

Pour chaque affectation, une liste ordonnée de postes. Chaque poste porte un agent principal et, le cas échéant, un agent remplaçant servant à tracer un remplacement. L’agent effectif d’un poste est le remplaçant s’il existe, sinon l’agent principal.

État de réalisation / pointage (calculé, non enregistré)

Par affectation et par agent : un état À venir / Réalisé / Anomalie / Manqué, un état d’ensemble retenant le cas le plus défavorable, un indicateur “tout réalisé” et un indicateur de prise en compte.

Il est calculé à la lecture à partir :

du statut de l’affectation,
de l’annulation,
du mode de suivi de la prestation,
de l’heure de fin de l’occurrence par rapport à l’instant présent,
du pointage de chaque agent (présence, sortie, anomalies, régularisation).

Cet état n’est renseigné que sur le tableau hebdomadaire ; il n’apparaît pas sur le détail d’une affectation isolée ni dans la vue Mon planning.

Jours fériés

Code pays, code région éventuel, date et libellé ; utilisés pour sauter les occurrences lors de la génération d’une semaine.

Règles & comportements

Une affectation correspond à exactement une prestation, un créneau horaire et une date. La prestation doit appartenir à la société visée, faute de quoi elle est considérée comme introuvable.
La date de l’affectation doit se situer dans la période de validité de la prestation, sinon elle est rejetée.
Les horaires ajustés se définissent par paire (les deux ou aucun), le début devant être strictement avant la fin ; lorsqu’ils sont définis, ils doivent rester dans la plage du créneau prévu.
Les agents affectés doivent être distincts, appartenir à l’organisation et être des agents de terrain ; la liste doit comporter de 1 à 50 agents.
Conflit de chevauchement : un agent ne peut pas être affecté deux fois sur des plages horaires qui se chevauchent le même jour, à l’échelle de toute l’organisation. Une création, une modification ou un remplacement en conflit est refusé. Des créneaux adjacents (fin de l’un = début du suivant) ne sont pas considérés comme un chevauchement.
Unicité : au plus une affectation active (non annulée) par combinaison prestation + créneau + date ; un doublon est refusé. Annuler libère le créneau, qui peut alors être de nouveau planifié.
Un brouillon peut être librement modifié (créneau, date, agents, note, horaires) ou supprimé.
Une fois envoyée : seules la note et le motif d’annulation peuvent être modifiés ; toute modification du créneau, de la date, des horaires ou des agents est refusée.
Une affectation envoyée ne peut pas être supprimée : elle doit être annulée.
L’annulation est irréversible : une affectation envoyée portant un motif d’annulation ne peut plus être modifiée ni annulée de nouveau.
Le remplacement d’un agent s’effectue sur une affectation non annulée. Le remplaçant doit être différent de l’agent absent, l’agent absent doit figurer sur l’affectation, le remplaçant ne doit pas déjà y être affecté, doit être un agent de terrain de l’organisation et ne pas être en chevauchement horaire ; un même poste ne peut pas être remplacé deux fois (un seul remplaçant par poste). Dans l’interface, cette action n’est proposée que sur les affectations déjà envoyées.
La génération et l’envoi exigent que le début de semaine soit un lundi.
L’envoi ne passe en Envoyé que les affectations en brouillon pourvues d’au moins un agent ; les créneaux “sans agent” ne sont jamais envoyés.
La génération en mode “remplacement” efface les brouillons de la semaine puis régénère ; les affectations envoyées sont toujours conservées ; les prestations sans agent par défaut sur aucun poste sont ignorées (aucune ligne vide créée pour elles) ; un agent par défaut déjà occupé sur une plage en chevauchement est retiré du poste (l’occurrence est tout de même créée et devient “sans agent”).
La génération en mode “complément” (remplissage automatique) ne détruit rien : elle ne crée que les occurrences encore absentes et non passées.
La génération saute les dates qui sont des jours fériés pour le pays et la région de la société.
L’interface bloque la création et la modification sur les dates passées ; le bouton de génération est désactivé sur les semaines déjà commencées ; “Envoyer la semaine” est masqué lorsque la semaine est entièrement passée ou qu’aucun brouillon pourvu n’existe.
Une tentative d’accès à une affectation d’une autre société ou organisation renvoie une réponse “introuvable” (pour ne rien dévoiler), et non une erreur d’autorisation.
Les agents ne peuvent consulter que leurs propres affectations dans leur vue personnelle.

Cycle de vie

Brouillon : créée ou générée, pas encore communiquée ; entièrement modifiable et supprimable.
Envoyé : communiquée aux agents ; verrouillée sauf la note, l’annulation et le remplacement d’agent.
Annulée : une affectation envoyée portant un motif d’annulation (ce n’est pas un statut distinct) ; affichée “Annulée”, irréversible.
Pointage par agent : À venir (pas encore dû ou sans résultat), Réalisé (sortie pointée, sans anomalie ouverte), Anomalie (anomalie non résolue), Manqué (fin passée sans aucun pointage) ; l’état d’ensemble retient le cas le plus défavorable.