Ce que vous pouvez faire
Parcourir le catalogue
Une liste paginée présente les prestations avec leurs colonnes principales :
- Prestation : le nom, complété d’une étiquette d’entreprise lorsque plusieurs entreprises sont sélectionnées.
- Client.
- Site.
- Catégorie et Sous-catégorie.
- Planification : l’intitulé de la récurrence et le nombre de créneaux.
- Prix HT : avec le taux de TVA.
- Nombre d’agents.
Vous choisissez les colonnes affichées et la taille de page. Les colonnes Site et Agents sont masquées par défaut.
Des messages distincts s’affichent selon qu’aucune prestation n’existe encore ou qu’aucune ne correspond aux filtres.
Filtrer et rechercher
La liste se filtre par :
- recherche libre (nom, site ou client),
- client,
- site,
- catégorie (avec les sous-catégories indentées),
- ville,
- code postal.
Un sélecteur de récurrence permet de restreindre l’affichage : Toutes, Hebdomadaire, Mensuelle ou Ponctuelle.
Les filtres se réinitialisent automatiquement lorsque l’ensemble des entreprises sélectionnées change. Un bouton permet de tout réinitialiser.
Consulter la fiche d’une prestation
Une fiche détaillée en lecture seule rassemble :
- L’identification : catégorie, sous-catégorie, lien vers le site, lien vers le client.
- La planification : récurrence, validité, créneaux. La fiche précise que les jours fériés nationaux sont automatiquement exclus de la planification.
- La tarification : prix HT et taux de TVA.
- La fiche de poste : la liste ordonnée des tâches, ou un message si elle est vide.
- L’équipe terrain : les agents pré-affectés avec leur avatar. Chaque agent n’apparaît qu’une seule fois, même s’il est défini sur plusieurs postes.
- Les notes.
- Les informations de création et de mise à jour.
- Une zone d’archivage.
Lorsqu’une couleur est définie, une pastille apparaît dans l’en-tête.
Les liens vers le site et vers le client ne sont visibles que pour les utilisateurs autorisés à les consulter.
Créer une prestation
Un panneau de création guide la saisie en plusieurs sections :
- Identification : nom, client, site, choix de l’entreprise de facturation lorsque le client en compte plusieurs, catégorie, sous-catégorie.
- Récurrence : Jours ouvrés, Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines, Mensuelle le Nème jour, ou Ponctuelle.
- Validité : à partir du, jusqu’au.
- Créneaux horaires.
- Aperçu des prochaines occurrences.
- Tarification : prix HT, taux de TVA à 20 par défaut.
- Postes : mode de pointage et critères par poste, avec agent par défaut.
- Notes.
- Tâches.
- Apparence : palette de couleurs.
Si aucune catégorie n’existe encore, le panneau invite d’abord à en créer une.
Modifier une prestation
Un panneau d’édition permet de modifier tout ou partie des champs. Cette modification directe s’applique à l’ensemble de la prestation. Elle sert pour les prestations ponctuelles (qui ne peuvent pas être versionnées) comme pour les retouches courantes.
Les contrôles de cohérence des créneaux (par rapport aux horaires du site et à la période de validité) ne sont rejoués que lorsque le site, la récurrence, les créneaux ou les dates de validité sont modifiés. Une simple correction de prix ou de note ne les déclenche pas.
Modifier une prestation récurrente à partir d’une date
En édition d’une prestation non ponctuelle, une option “Appliquer à partir d’une date (préserve les prestations déjà réalisées)” fait apparaître un champ de date.
À l’enregistrement :
- la version en cours est clôturée la veille de cette date,
- une nouvelle version débute à la date choisie,
- les champs non modifiés reprennent les valeurs de la version précédente,
- la fiche bascule alors sur la nouvelle version.
Les prestations ponctuelles n’autorisent pas ce type de révision.
Archiver une prestation
Un bouton en zone sensible, avec confirmation, permet d’archiver une prestation.
L’archivage est définitif : la prestation n’est plus assignable à la planification, mais ses données sont conservées.
L’archivage est bloqué tant qu’il reste des affectations de planification à venir (aujourd’hui ou plus tard).
Proposer les agents éligibles à un poste
Lors du choix de l’agent par défaut d’un poste, le système propose les agents de terrain ayant accès à l’entreprise de facturation concernée, filtrés selon les critères du poste (véhicule, permis B).
Lorsqu’une date et un créneau sont précisés :
- les agents déjà affectés à un créneau qui se chevauche ce jour-là sont exclus,
- il est possible d’écarter l’affectation en cours de réaffectation.
L’entreprise est déduite de l’entreprise de facturation, à défaut de la prestation, à défaut de l’entreprise principale du client.
Référencer une prestation depuis d’autres modules
Une sélection simplifiée des prestations (nom et identifiant) est disponible pour les autres modules, éventuellement restreinte à un site.
Elle est accessible à tout utilisateur disposant d’un accès de gestion, sans nécessiter le droit de gestion des prestations.
Gérer les catégories et sous-catégories
Un écran d’administration (Commercial, Catégories) liste l’arborescence des catégories de l’organisation avec leur nom, leur description, leur icône, leur couleur et leurs tâches par défaut.
Un panneau dédié permet de créer, modifier et supprimer les catégories comme les sous-catégories, avec l’identité, l’apparence (icône et couleur) et l’éditeur de tâches par défaut.
La suppression est confirmée et bloquée lorsque la catégorie possède des sous-catégories ou qu’elle est utilisée par une prestation.
Des flèches permettent de réordonner les catégories racines et les sous-catégories au sein de leur parent. En cas d’échec, la liste est rechargée et un message informatif s’affiche.
La consultation de la liste des catégories reste ouverte à tout membre de l’organisation. Seules les actions de modification demandent le droit de gestion des catégories.
Hériter des tâches par défaut d’une catégorie
À la sélection d’une catégorie ou d’une sous-catégorie dans le formulaire de prestation, la liste des tâches est préremplie à partir des tâches par défaut du nœud lorsqu’elle est vide.
Si des tâches existent déjà, l’ajout est proposé via un bouton “Ajouter les tâches par défaut” et ne remplace rien.
Le nœud le plus précis l’emporte (la sous-catégorie sinon la catégorie).
Aperçu de la récurrence et des occurrences
Le formulaire affiche un résumé lisible de la récurrence et des créneaux, ainsi qu’une liste indicative des prochaines occurrences (jusqu’à 8, dans la limite de 365 jours) pour vérifier le calendrier avant d’enregistrer.
Cet aperçu est une estimation : pour les récurrences toutes les deux semaines, les dates affichées peuvent différer légèrement de la génération réelle.