Règles & informations

Les informations enregistrées

Le membre (compte)

email (identifiant de connexion, unique, non modifiable après l’invitation) ;
prénom ;
nom ;
type de compte (utilisateur, administrateur d’organisation ou administrateur système) ;
organisation de rattachement ;
statut d’agent de terrain ;
dates de création et de dernière modification ;
date d’archivage.

Sont également déduits pour l’affichage : les rôles, l’état d’invitation en attente, les sociétés rattachées, la présence d’une alerte et le type de contrat.

Le dossier RH

date de naissance ;
genre (femme / homme / autre) ;
numéro de sécurité sociale (donnée sensible, masquée sans autorisation) ;
nationalité ;
adresse (ligne, code postal, ville) ;
téléphone ;
permis B (oui / non) ;
possession d’un véhicule (oui / non) ;
situation familiale ;
type de contrat (CDI / CDD / Stage / Alternance / Intérim / Autre) ;
date de début de contrat ;
date de fin de contrat ;
salaire mensuel brut (donnée sensible, masquée sans autorisation) ;
intitulé du poste ;
date d’expiration du titre de séjour ;
dates de création et de modification.

L’invitation

Chaque invitation s’appuie sur un lien d’activation sécurisé, valable 7 jours, dont seul le destinataire reçoit la valeur par email. Tant qu’il n’est pas utilisé et valide, le membre est considéré “en attente”. Renvoyer une invitation invalide l’ancien lien et en crée un nouveau.

Les rattachements

Les rôles d’un membre forment un ensemble remplaçable (rôles de l’organisation ou modèles standard). Les sociétés rattachées forment elles aussi un ensemble remplaçable : un membre non administrateur doit être rattaché à au moins une société lors de l’invitation, et ce rattachement détermine la visibilité dans la liste et l’accès aux fonctionnalités.

Les alertes RH (calculées)

Les alertes RH ne sont pas stockées mais calculées en temps réel :

alerte CDD : lorsque le contrat est un CDD et que la fin est dans 60 jours ou moins (y compris déjà passée) ;
alerte titre de séjour : lorsque l’expiration est dans 90 jours ou moins (y compris déjà passée).

Le nombre de jours restants est indiqué (une valeur négative signifie une échéance déjà dépassée).

Les règles à connaître

Une invitation exige au moins une société, et la personne qui invite ne peut attribuer que des sociétés auxquelles elle a accès.
L’email d’invitation doit être unique : un doublon est refusé.
Les rôles attribués à l’invitation doivent exister et appartenir à l’organisation, ou être des modèles standard.
Toutes les consultations et modifications sont limitées à votre organisation : un membre d’une autre organisation est traité comme introuvable.
La modification du salaire ou du numéro de sécurité sociale exige l’autorisation des données sensibles ; sans elle, l’écriture est refusée.
Le salaire doit être supérieur ou égal à 0. Le numéro de sécurité sociale doit respecter le format structuré français à 15 caractères (premier caractère indiquant le sexe, mois valide, prise en charge des départements corses 2A / 2B). Les dates doivent être des dates valides.
Le téléphone est validé, mais les règles diffèrent entre la saisie et l’enregistrement : le format français à 10 chiffres commençant par 0 est accepté à la saisie, alors que l’enregistrement attend un format international (par exemple avec indicatif +33). Un numéro au format national 0X peut donc être accepté à l’écran puis refusé à l’enregistrement ; privilégiez le format international.
Pour un CDD, la date de fin ne doit pas être antérieure à la date de début (une date de fin égale à la date de début est acceptée). Ce contrôle s’effectue à la saisie.
L’attribution des rôles remplace l’ensemble du jeu de rôles : un ensemble vide retire tous les rôles. Un membre peut porter jusqu’à 50 rôles distincts.
Le rattachement aux sociétés remplace l’ensemble : les comptes administrateurs ne sont pas rattachables à des sociétés, et seules les sociétés accessibles à l’auteur de l’action peuvent être attribuées. Les changements prennent effet immédiatement.
La liste est strictement limitée aux sociétés accessibles : sans aucune société accessible, la liste reste vide.
Il est impossible d’archiver le dernier Gérant de l’organisation. Cette protection repose sur le rôle nommé “Gérant” propre à l’organisation : tant qu’une seule personne porte ce rôle, son archivage est bloqué et un successeur doit être désigné au préalable.
Le renvoi d’invitation n’est possible que tant que l’invitation est en attente.
L’espace personnel “Mon Profil” n’accepte que le nom et les coordonnées (adresse, téléphone, permis, véhicule) : tout champ RH ou d’état civil envoyé depuis cet espace est refusé, ce qui empêche un membre de modifier ses propres données RH.
Les liens d’activation expirent 7 jours après leur émission.
La taille de page est bornée par un minimum et un maximum ; par défaut elle est de 25, avec un tri du plus récent au plus ancien.
Le créateur de l’organisation (administrateur) se voit attribuer automatiquement un rôle “Gérant” non supprimable lorsqu’il ne porte aucun rôle Gérant explicite. Ce rôle automatique n’apparaît que lorsqu’il consulte sa propre fiche ou son propre profil : un responsable consultant la fiche de l’administrateur ne voit pas ce rôle automatique.

Cycle de vie d’un membre

En attente : une invitation est encore valide ; le membre porte une pastille “Invitation” dans la liste et une bannière sur sa fiche ; le renvoi est possible.
Actif : l’invitation a été activée.
Archivé : masqué des listes et exclu de toute l’application, restaurable ultérieurement.
Terrain ou Bureau : un agent de terrain est éligible à l’affectation dans le planning ; un membre de bureau ne l’est pas.
États d’alerte : “CDD bientôt échu / CDD expiré” (60 jours ou échéance dépassée) et “Titre de séjour expire bientôt / expiré” (90 jours ou échéance dépassée), affichés en étiquettes et bannières.
Les comptes administrateurs ne sont pas concernés par le périmètre des sociétés et ne sont pas rattachables à des sociétés.