Règles & informations
Le montant HT et la TVA sont calculés, jamais saisis
Seul le montant réellement payé est saisi, avec le taux lu sur le justificatif. Le reste en découle :
- le montant HT est le montant payé divisé par « 1 plus le taux » (1,20 pour 20 %), arrondi au centime ;
- la TVA est ce qui reste entre le montant payé et le montant HT.
Prendre la différence plutôt que d’arrondir les deux séparément garantit que HT et TVA redonnent exactement le montant payé, au centime, quel que soit le taux. Ce n’est pas un détail : l’export comptable écrit ces deux montants au débit face à un crédit du TTC, et un centime perdu est une écriture qui ne s’équilibre pas.
Exemple : 100,00 € payés à 8,5 % donnent 92,17 € HT et 7,83 € de TVA.
Les taux proposés sont une liste fermée : 20 %, 10 %, 8,5 %, 5,5 % et 0 %. Un taux saisi librement transformerait une faute de frappe en écriture comptable.
La numérotation
Chaque note reçoit un numéro NDF-000001, propre à l’organisation et attribué dans l’ordre de création. Deux organisations ont chacune leur propre série. Deux membres qui déclarent au même instant reçoivent deux numéros différents : le compteur est réservé au moment de l’écriture, jamais déduit du plus grand numéro existant.
La société est celle du membre concerné
La société d’une note est l’une de celles pour lesquelles le membre concerné peut travailler, pas l’une de celles du déclarant. Un administrateur de l’organisation accède à toutes ses sociétés et peut donc voir sa note rattachée à n’importe laquelle.
Quand quelqu’un déclare pour un tiers, la société doit en plus être accessible au déclarant : une note ne doit pas atterrir dans une société que son auteur ne peut pas relire.
Une fois la note déclarée, la société ne se change plus, même sur une note à valider. C’est elle qui dit qui est prévenu, qui lit la note et qui la valide : la déplacer laisserait les valideurs de l’ancienne société avec une alerte sur une note qu’ils ne peuvent plus ouvrir, et ne dirait rien à ceux de la nouvelle. Une note à valider se supprime et se redéclare.
Le cycle de vie d’une note
Trois états, et un seul sens de circulation :
- À valider : l’état de départ. La note est modifiable et supprimable.
- Validée ou Refusée : l’état final. Rien n’y est plus écrit, et une note décidée n’est jamais rouverte.
Valider et refuser sont le même geste avec deux réponses : les mêmes personnes en ont le droit, le même commentaire libre peut les accompagner, et les deux sont définitifs. La note conserve qui a décidé et quand.
Détenir le droit de validation suffit, y compris sur sa propre dépense : qui dirige seul une société n’a personne d’autre pour lui répondre. De même, celui qui a saisi la note d’un collègue peut la décider. La note conserve qui l’a décidée, ce qui laisse lisible une validation de sa propre dépense.
Si une note est décidée pendant que quelqu’un la corrige, l’enregistrement est refusé et l’écran se remet devant l’état réel : la décision l’emporte toujours sur une modification partie avant elle. Deux validateurs qui répondent au même instant ne peuvent pas décider deux fois : le second reçoit la même réponse que s’il arrivait après coup.
Les justificatifs
Un justificatif est une pièce jointe classique : PDF, document Word ou image, 25 Mo au maximum, jusqu’à 20 par note. Voir la rubrique Pièces jointes.
Les justificatifs se remplacent en bloc lors d’une correction, et seulement tant que la note est à valider. Retirer un justificatif le retire de la note ; le fichier lui-même reste stocké et un lien déjà partagé continue de fonctionner.
Un fichier déposé par une autre organisation est refusé, même si son adresse est connue.
Un membre archivé
Aucune note ne peut être déclarée pour un membre archivé, ni pour un membre d’une autre organisation : dans les deux cas la réponse est la même, le membre est introuvable.
En revanche, les notes déjà déclarées par un membre archivé restent lisibles, décidables et comptées, avec son nom, et le resteront pour l’export comptable. L’argent a bien été avancé, et un export qui laisserait tomber en silence les notes d’un partant serait un export faux.
Les comptes de l’export
L’export comptable écrit une écriture par note validée, dans le journal des opérations diverses (« OD »), en euros :
- le montant HT au débit du compte de charge, 60700 pour une marchandise et 62511 pour un déplacement ;
- le montant de TVA au débit du compte 44566, quand il y en a ;
- le montant TTC au crédit du compte 401NDF, celui du salarié à rembourser.
L’écriture s’équilibre par construction : les trois montants sont ceux stockés sur la note, et la TVA y a été calculée comme la différence entre le total et le HT plutôt que par un second arrondi. Une contrainte en base interdit d’ailleurs qu’une note existe si ses montants ne se recomposent pas.
Le fichier est séparé par des points-virgules, avec les montants à la française (92,17) et les dates en JJ/MM/AAAA : c’est ce qu’un tableur français ouvre et additionne directement.