Ce que vous pouvez faire
Ouvrir le bon d’une de vos interventions (agent)
Dans « Mon planning », le bon d’une intervention s’ouvre 30 minutes avant son début, ou dès que vous avez pointé votre entrée : il n’y a rien à rapporter avant qu’elle commence. Il s’ouvre dans un panneau, sans quitter l’agenda.
Le bouton dit où en est le bon : « Remplir le bon », « Compléter le bon » ou « Voir le bon envoyé ». Il n’apparaît pas sur une intervention annulée ni sur une intervention dont le planning n’est pas encore confirmé.
Aucun droit de module n’est nécessaire : c’est le fait d’être affecté à l’intervention qui ouvre l’accès. Le bon d’une intervention à laquelle vous n’êtes pas affecté est introuvable.
Lister les bons (gestion)
La page « Bons d’intervention » liste les interventions et l’état de leur bon : client et site, prestation, date, signatures obtenues et statut du document.
La liste part de l’intervention et non du document : une intervention dont personne n’a encore ouvert le bon y figure, avec la mention « Non ouvert ».
La carte « Filtres » commence par le statut, en cinq valeurs :
- Tous : toutes les interventions de la période.
- À signer : les interventions terminées dont la prestation demande une signature client et qui ne l’ont pas encore.
- À envoyer : les interventions terminées, signées là où c’est exigé, qu’une personne doit encore envoyer.
- Non envoyés : les bons ouverts et pas encore envoyés.
- Envoyés : les bons partis au client.
Trois filtres suivent : client, site et période d’intervention. Le client choisi restreint la liste des sites proposés. « Réinitialiser les filtres » apparaît dès qu’un filtre quitte sa valeur par défaut, statut compris, et ramène la liste à « Tous ». Les cartes « Bons à faire signer » et « Bons à envoyer » du tableau de bord ouvrent la liste sur leur statut.
Remplir un bon
Le bon s’ouvre sur les données de l’intervention, puis sur ce qu’il y a à renseigner :
- Interlocuteur : la personne rencontrée sur place. Les contacts du site sont proposés d’un clic, dans l’ordre où le client les a rangés, et le champ reste librement modifiable : l’agent note qui a réellement ouvert.
- Tâches : la fiche de poste de la prestation, à cocher au fur et à mesure.
- Remarques : ce qui a été constaté, ce qui n’a pas pu être fait.
- Photos et pièces jointes : jusqu’à 20 fichiers, photo, PDF ou Word, 25 Mo chacun.
Le bouton « Enregistrer » ne s’active que s’il y a quelque chose à enregistrer. Seules les valeurs modifiées partent : deux personnes qui remplissent deux champs différents ne s’effacent pas l’une l’autre.
Faire signer
Deux signatures, dessinées dans l’application :
- « Faire signer le client » demande le nom du signataire, puis ouvre un cadre de signature. Le nom est obligatoire.
- « Signer pour l’équipe » ouvre le même cadre. La signature porte l’identité de la personne qui signe, jamais un nom choisi : une seule signature représente l’équipe, et une nouvelle remplace la précédente tant que le bon est un brouillon.
Le bouton « Effacer » remet le cadre à blanc. Une signature vide ne peut pas être validée.
Signer demande un pointeur : un doigt, un stylet ou une souris. Il n’existe pas de saisie au clavier, une signature étant un dessin.
Envoyer le bon au client
Sur la page de détail d’un bon, un gestionnaire dispose du bouton « Envoyer au client ». Le bon part par email à l’adresse du client, en PDF joint, puis il est verrouillé : le badge passe à « Envoyé le
Le bouton reste désactivé tant que quelque chose manque, et dit quoi :
- « L’intervention n’est pas terminée » : l’heure de fin n’est pas passée.
- « La signature du client manque » : la prestation l’exige et elle n’a pas été prise.
- « Renseignez l’adresse email du client » : le client n’a pas d’email ; une fois l’adresse saisie sur sa fiche, l’envoi redevient possible.
Il faut d’abord enregistrer les modifications en cours : ce qui part est ce qui est enregistré.
Télécharger le PDF
Une fois le bon envoyé, « Télécharger le PDF » redonne exactement le document que le client a reçu, depuis la page de détail comme depuis « Mon planning » pour l’agent affecté. Avant l’envoi, il n’y a pas de PDF : le bon se lit et se remplit à l’écran.
Suivre les bons à signer et à envoyer
Le tableau de bord affiche une carte « Bons à faire signer » dès qu’une intervention terminée attend encore la signature de son client, et une carte « Bons à envoyer » dès qu’un bon attend qu’une personne l’envoie. Chacune ouvre la liste sur le statut correspondant, sur exactement les interventions qu’elle a comptées.