Ce que vous pouvez faire

Le justificatif se lit tout seul

Quand l’assistant est activé pour l’organisation, déposer la photo d’un justificatif dans le tiroir d’une nouvelle note remplit le montant TTC, la date, le taux de TVA, la catégorie et le motif. Les champs se remplissent un par un pendant la lecture, et on peut écrire par-dessus à tout moment : un champ qu’on saisit soi-même n’est plus repris.

Ce qui est lu porte la mention « Lu sur le justificatif » tant qu’on n’y a pas touché. Rien n’est enregistré : la note se crée en appuyant sur le bouton, comme toujours.

Ce que la lecture ne fait jamais : deviner. Un taux de TVA qui n’est pas imprimé sur le ticket reste vide, et un justificatif illisible ne remplit rien et le dit. La saisie à la main n’a pas changé d’un pixel.

Déclarer une dépense pour soi

« Mes notes de frais » liste vos propres déclarations et permet d’en ajouter une. La page est ouverte à tout membre, sans aucun droit : un agent de terrain y accède comme un gestionnaire, et le lien figure dans « Mon espace » pour tout le monde. C’est la seule page de cet espace qui ne parle pas de travail sur le terrain : un planning et un contrôle qualité n’existent que pour un agent, une dépense avancée existe pour n’importe qui.

Le panneau d’une note garde son bouton actif : un clic alors qu’il manque la société, le motif, la date ou le montant ne part pas et le dit sous chaque champ, et le premier champ en faute prend le focus. Un refus du serveur s’affiche en message temporaire, la note restant ouverte avec ce qui a été saisi.

Sa carte « Filtres » ne porte que le statut : Toutes (par défaut), À valider, Validées, Refusées. « Réinitialiser les filtres » apparaît dès qu’un autre statut est choisi, et ramène la liste à « Toutes ».

« Nouvelle note » ouvre un panneau en trois parties : « Dépense » (la société, la catégorie, le motif et la date), « Montant » (le montant TTC et le taux de TVA) et « Justificatifs ». Il demande :

• La société de rattachement, parmi celles pour lesquelles vous pouvez travailler.
• La catégorie : Marchandise ou Déplacement.
• Le motif : ce que la dépense a servi à payer, en une ligne.
• La date de la dépense, aujourd’hui par défaut.
• Le montant TTC : ce que vous avez réellement payé.
• Le taux de TVA, choisi dans une liste fermée : 20 %, 10 %, 8,5 %, 5,5 % ou 0 %.
• Les justificatifs, facultatifs.

Le montant HT et le montant de TVA s’affichent dans la partie « Montant », sous la saisie, et se recalculent à chaque changement de montant ou de taux. Ils ne se saisissent pas.

Déclarer une dépense pour un membre de l’équipe

« Notes de frais » ajoute un sélecteur de membre en tête de la partie « Dépense » du panneau de déclaration. Le bouton « Nouvelle note » de cette page n’apparaît que pour les utilisateurs autorisés à consulter l’équipe : c’est ce droit qui permet de déclarer pour quelqu’un d’autre. Le sélecteur propose tous les membres actifs, pas seulement les agents de terrain : une assistante avance de l’argent comme un agent.

À la sélection d’un membre, la liste des sociétés se restreint aux siennes. Un administrateur de l’organisation, qui accède à toutes ses sociétés, reste proposé pour toutes.

Pouvoir déclarer une note pour quelqu’un ne donne pas le droit de la valider : ce sont deux permissions distinctes.

Suivre les notes de frais

La page « Notes de frais » présente les notes des sociétés auxquelles vous avez accès, avec :

• Membre et motif, complété du numéro de la note.
• Catégorie.
• Date de dépense.
• Montant TTC.
• Statut.

La carte « Filtres » commence par le statut : Toutes, À valider, Validées, Refusées. La liste se filtre aussi par membre et par période de dépense. « Réinitialiser les filtres » apparaît dès qu’un filtre quitte sa valeur par défaut, statut compris, et ramène la liste à « Toutes », sans membre ni période.

Vous choisissez les colonnes affichées et la taille de page.

La liste suit le sélecteur de sociétés de l’application. Changer de société remet à zéro les filtres de membre et de période, qui appartiennent aux sociétés quittées, et conserve le statut choisi.

Corriger ou supprimer une note

Une note « À valider » se corrige entièrement : société, catégorie, motif, date, montant, taux et justificatifs. Le HT et la TVA suivent la correction.

Elle peut aussi être supprimée depuis le panneau, après confirmation. Une dépense saisie par erreur n’est pas une archive à conserver.

Une note validée ou refusée n’est plus modifiable ni supprimable, par personne. Elle reste consultable : sur « Notes de frais » comme dans « Mes notes de frais », on ouvre une note en cliquant sur sa ligne, comme dans toutes les listes de l’application. Une note décidée s’ouvre sur le même panneau, en lecture seule : la réponse donnée et le commentaire du validateur viennent en tête, puis la dépense, son montant et ses justificatifs. Dans « Mes notes de frais », ce commentaire s’affiche aussi directement sous le motif.

Valider ou refuser une note

La décision se prend depuis la note elle-même. Sur la page « Notes de frais », on ouvre une note en attente en cliquant sur sa ligne, et son panneau propose « Décider » aux détenteurs du droit de validation, à côté des justificatifs : on ne valide pas une dépense sans avoir vu son reçu. Il apparaît aussi sur sa propre note : détenir le droit suffit, pour sa propre dépense comme pour celle d’un autre. Il ouvre un panneau qui rappelle qui a dépensé, pourquoi, quand, combien et pour quelle société, puis propose « Valider » ou « Refuser ».

Un commentaire libre peut accompagner les deux réponses. Il est facultatif, visible par le membre, et sert aussi bien à expliquer un refus qu’à préciser une validation (« remboursé avec la paie de septembre »).

Le panneau rappelle qu’une note décidée ne peut plus être reprise. Si quelqu’un a décidé entre-temps, la décision est refusée et la liste se recharge sur l’état réel.

Le tableau de bord porte une carte « Notes de frais à valider » qui compte les notes en attente des sociétés accessibles, et mène directement à la liste filtrée sur elles. Elle n’apparaît qu’à qui détient à la fois le droit de valider et celui de consulter, puisqu’elle mène à la liste, et disparaît quand il ne reste rien.

Exporter pour la comptabilité

Le bouton « Exporter en CSV » de la page « Notes de frais » ouvre un panneau qui demande une période, « Du » et « Au », proposée par défaut sur le mois précédent : c’est celui qu’un comptable clôture.

La période se lit sur la date de la dépense, pas sur la date de saisie ni sur celle de la décision : une note déclarée en septembre pour un déplacement d’août appartient au journal d’août.

Le fichier obtenu est un CSV prêt à importer. Chaque note validée y donne trois lignes d’écriture :

Le journal est « OD », la devise « EUR », et le numéro de pièce est celui de la note (NDF-000001), qui permet au comptable de retrouver la dépense. Les débits et les crédits d’une note s’équilibrent toujours au centime. Une note sans TVA n’a pas de deuxième ligne : une écriture à zéro est une ligne qu’il faut lire pour rien.

Seules les notes validées sont exportées, sur les sociétés sélectionnées. Une note en attente ou refusée n’est pas une dépense que la société doit.

L’export peut être relancé autant de fois que voulu : c’est une lecture, rien n’est marqué comme exporté. Rejouer une période est d’ailleurs la façon de récupérer un fichier perdu.

Ce bouton demande le droit d’export, en plus de la consultation qui ouvre la page.

Retrouver ses notes après un changement de société

« Mes notes de frais » ne filtre par aucune société : vous continuez de voir ce que vous avez déclaré, y compris pour une société que vous avez quittée depuis.