Matériel : fonctionnalités
L’inventaire
La page « Matériel » liste tout ce que l’organisation possède : le nom, le type (consommable ou non), la quantité actuelle, la personne qui détient un non consommable (« Affectation actuelle »), le prix et la date du dernier achat. Une étiquette signale d’un coup d’œil un stock bas ou épuisé, et une autre le nombre d’alertes à traiter. Le statut n’y a pas de colonne : c’est le premier filtre de la liste.
La carte « Filtres » commence par le statut : Actifs (par défaut), Archivés, Tous. La ligne de tête porte aussi « Alertes » : Toutes, ou seulement celles à traiter. Suivent la recherche par nom, le type, les prix minimum et maximum et la période d’achat. « Réinitialiser les filtres » apparaît dès qu’un filtre quitte sa valeur par défaut, statut compris, et ramène la liste aux matériels actifs. Le prix et la date lus par ces filtres sont ceux du dernier achat, qui est celui qui renseigne sur le coût courant.
Un bouton « Ajouter un matériel » ouvre le formulaire de création.
Créer un matériel
La création se présente en deux parties : « Identification », le nom et le type, puis « Premier achat » : la société qui a payé, le fournisseur, la date, la quantité achetée et le prix unitaire. Le prix total est calculé et affiché, il ne se saisit pas.
Le matériel et son premier achat sont enregistrés ensemble : un stock sans origine ne s’explique pas. La quantité achetée devient la quantité de départ.
Le bouton reste actif tant que rien n’est en cours d’envoi : un clic sur un formulaire incomplet ne part pas et dit sous chaque champ ce qui manque, y compris le nom vidé dans « Modifier le matériel » et le membre absent dans « Affecter ». Un refus du serveur s’affiche en message temporaire, le panneau restant ouvert.
Un fournisseur ne porte que son nom. On le choisit dans la liste de ceux déjà connus, ou on en tape un nouveau. Deux orthographes du même nom ne créent pas deux fournisseurs : « Bricodépot », « bricodepot » et « BRICODÉPOT » désignent la même enseigne.
Le type se décide à la création et ne se modifie plus : il décide si la fiche suit un stock ou un détenteur, et en changer rendrait l’un des deux historiques incompréhensible. Un matériel non consommable existe en un seul exemplaire : un deuxième exemplaire physique est une deuxième fiche.
La fiche
La fiche montre la quantité actuelle, le type et le statut, puis le premier achat dans un bloc à part, comme information d’origine, et enfin l’historique complet des achats du plus récent au plus ancien, sous les titres de ses colonnes : Fournisseur, Date, Quantité, Prix unitaire et Total.
Le nom se modifie. La quantité actuelle d’un consommable aussi, librement : c’est ce qui permet de la corriger après un inventaire ou une erreur de saisie.
Ajouter un achat
Sur un consommable, « Ajouter un achat » demande les mêmes informations que le premier achat, en un seul formulaire. À l’enregistrement, le stock augmente de la quantité achetée et l’achat entre dans l’historique, sur la société qui l’a payé.
Un non consommable ne se réapprovisionne pas.
Qui a le matériel
Un non consommable se suit par la personne qui l’a. Sa fiche montre le détenteur et depuis quand il l’a, ou « Non affecté ».
- Affecter confie le matériel à un membre de l’équipe, choisi dans la liste des membres actifs. L’heure de remise est enregistrée automatiquement : elle ne se saisit pas.
- Changer de personne fait les deux gestes en un : le détenteur actuel le rend à l’instant même où le nouveau le reçoit. Il n’y a jamais deux détenteurs à la fois, même quand deux personnes changent le détenteur au même moment.
- Rendre le matériel clôt l’affectation à l’heure du moment. Le matériel redevient « Non affecté ».
Tant que personne ne l’a, une note de localisation dit où le trouver (« Au dépôt, étagère 3 »). Elle ne se renseigne pas pendant qu’une personne détient le matériel, puisque le détenteur répond déjà à la question, et elle s’efface dès que quelqu’un le prend : une note sur une étagère ne dit plus rien une fois que le matériel l’a quittée.
L’historique d’affectation liste chaque période, de la plus récente à la plus ancienne : la personne, reçu le, rendu le (« En cours » pour la période ouverte). Le nom d’un membre qui a quitté l’équipe y reste.
Un consommable ne s’affecte pas : il se suit par son stock.
Les alertes
Toute fiche, consommable ou non, porte des alertes : « Ajouter une alerte » demande un motif et une date. Le jour venu, l’alerte est à traiter et compte dans la carte « Alertes matériel » du tableau de bord, qui ouvre la liste sur les seuls matériels concernés.
- Résoudre la marque comme traitée, avec le moment et la personne. Une alerte n’est résolue qu’une fois : si quelqu’un d’autre l’a fait entre-temps, l’écran le dit et se remet devant la fiche réelle.
- Supprimer retire une alerte ajoutée par erreur. Ce n’est pas la même chose que la résoudre : une alerte que personne n’avait à traiter resterait sinon dans l’historique comme si elle avait été répondue.
Une alerte reste lisible une fois résolue : la fiche garde ce qui a été fait et le jour où. Un matériel archivé ne réclame plus rien : ses alertes ne sont plus comptées, et il n’en accepte plus aucune, ni ajoutée, ni résolue, ni supprimée.
Le seuil de stock bas d’un consommable
Un consommable peut porter un seuil de stock bas, réglé dans « Modifier le matériel » et laissé vide pour ne rien surveiller. Il se lit comme le niveau auquel on veut être prévenu : dès que la quantité descend à ce seuil ou en dessous, le stock est signalé comme bas ; à zéro, il est signalé comme épuisé, avec ou sans seuil. Ces deux états se lisent sur la fiche et sur la liste : ils se calculent depuis la quantité et ne se stockent pas, si bien qu’une correction de stock les met à jour aussitôt.
Un matériel non consommable n’a pas de seuil : il existe en un exemplaire, il n’y a pas de stock à surveiller.
Archiver
Archiver sort le matériel de l’inventaire et des sélecteurs. Son historique reste lisible, mais il n’accepte plus ni achat, ni correction, ni nouvelle affectation, ni nouveau frais. Il peut encore être rendu, pour clore la période d’une personne qui l’avait. « Désarchiver » le remet en service.
L’usure d’un consommable
Un consommable baisse aussi tout seul, au rythme du travail. Dans « Modifier le matériel », l’usure se règle en une phrase : retirer telle quantité toutes les tant de prestations. Les deux champs vont ensemble, et les laisser vides tous les deux veut dire que rien ne se décompte : le stock ne bouge alors que par les achats et les corrections.
Ce sont les prestations qui disent quel matériel elles emploient, dans leur carte « Matériel utilisé ». Chaque occurrence terminée de l’une d’elles fait avancer le compteur du consommable, lisible sur la fiche à côté de l’usure (« 1 / 2 prestations terminées »). Quand le compteur atteint la règle, la quantité prévue part du stock et le compteur repart de zéro.
Le compteur suit les occurrences, pas les prestations : une prestation hebdomadaire qui tourne compte une fois par passage. Une journée annulée ne compte pas, et le nombre d’agents sur le chantier ne change rien, puisque c’est le chantier qui consomme.
Si le stock ne suffit pas, il tombe à zéro sans passer en dessous et une alerte de stock insuffisant s’ouvre, qui remonte au tableau de bord comme les autres. Modifier l’usure remet le compteur à zéro.
L’usure est une estimation, et la fiche le dit : la quantité réelle se corrige toujours à la main, après un inventaire par exemple.
Les frais d’un matériel non consommable
Une voiture, une autolaveuse ou une machine coûtent de l’argent pendant qu’elles servent : carburant, entretien, réparation, assurance. La carte « Frais » de leur fiche les note un par un, avec la société qui a payé, la date, le motif, le montant et, si on le souhaite, le justificatif (une facture en PDF ou une photo). Chacun se modifie et se supprime.
Un consommable n’en porte pas, et la carte ne s’affiche même pas sur sa fiche : il se rachète, il ne s’entretient pas, et ses achats disent déjà ce qu’il coûte. Compter les deux reviendrait à compter deux fois le même argent.
La société qui paie n’a rien à voir avec le matériel : une voiture partagée est une seule fiche dont une société règle le carburant et une autre peut régler l’assurance. Chaque montant est comptabilisé dans les dépenses de la société choisie, lisibles sur sa fiche.
Ce que chacun voit des montants
Le matériel appartient à l’organisation, pas à une société : une raclette partagée est une seule fiche, et tout le monde la voit. Ce que les autres sociétés ont payé, en revanche, ne se lit pas : sur un achat réglé par une société à laquelle vous n’avez pas accès, la société payeuse et les montants sont masqués. La quantité reste, puisque c’est elle qui explique le stock.
La même règle vaut pour les frais : le motif reste lisible, pour que l’histoire de l’entretien se suive, mais la société payeuse, le montant et le justificatif sont masqués hors de votre périmètre, et un frais masqué ne se modifie pas. Le total affiché est celui des frais que vous pouvez voir, pas un total qui redonnerait par en bas ce que la ligne du dessus refuse de montrer.