Pièces jointes

Plusieurs endroits de l’application acceptent des fichiers : un justificatif sur une note de frais, une facture d’achat sur un frais de matériel, des photos et le document signé sur un bon d’intervention, le logo d’une société. Le mécanisme est le même partout, et cette page le décrit une fois.

Ce que vous pouvez joindre

• Des images : une photo prise sur place, un scan. Les photos d’iPhone (HEIC) sont acceptées telles quelles, sans conversion.
• Des PDF.
• Des documents Word (.doc, .docx), pour les documents RH courants : contrat, titre de séjour, certificat médical.
• Jusqu’à 25 Mo par fichier. Au-delà, le fichier est refusé avec un message, et rien n’est envoyé.

Les formats Office à macros ne sont pas acceptés : rien dans l’application n’en a besoin, et un collègue ouvre ce qu’un collègue a déposé.

Qui voit un fichier

Un fichier appartient à l’organisation qui l’a déposé. Personne en dehors de votre organisation ne peut l’ouvrir, même avec son adresse exacte. À l’intérieur de votre organisation, le fichier est visible par les personnes qui peuvent voir l’enregistrement auquel il est joint : le justificatif d’une note de frais suit les droits de la note de frais.

Cette séparation est vérifiée au moment de l’ouverture du fichier, pas seulement à l’affichage de la page.

Le dossier salarié fait exception, et dans le sens le plus strict. Une pièce d’un dossier salarié ne se lit jamais directement depuis le navigateur : elle passe toujours par l’application, qui vérifie qui la demande. Le dépôt, lui, se fait comme partout ailleurs. La raison est que la règle générale ouvre un fichier à toute l’organisation, ce qui convient à un justificatif de frais (il n’apprend rien à un collègue) et ne convient pas à la carte d’identité, au contrat ou au bulletin de paie d’un autre. Voir Dossier salarié.

Ouvrir une pièce jointe

Cliquer le nom d’un fichier l’ouvre dans l’application : une image ou un PDF s’affichent en place, avec un bouton pour le télécharger. Un format que le navigateur ne sait pas montrer (un document Word) affiche « Aperçu indisponible pour ce format » et le même bouton.

Les pièces du dossier salarié font exception dans l’autre sens : leur nom ne s’ouvre pas depuis un formulaire de dépôt, puisque le navigateur n’a pas le droit de les relire. Elles se consultent depuis le dossier lui-même, où l’application sert les octets.

Retirer une pièce jointe

Retirer un fichier le détache de l’enregistrement : il n’apparaît plus et plus personne ne le trouve depuis l’application. Le fichier lui-même reste stocké, sans lien vers lui. Il n’y a pas de corbeille ni de restauration.

Si un dépôt échoue

• Fichier trop lourd ou format non accepté : un message sous la zone de dépôt l’explique, et l’enregistrement n’est pas modifié.
• Organisation pas encore connue : cela arrive si la session vient d’être ouverte et n’a pas fini de se mettre en place. Reconnectez-vous et recommencez.

Dans tous les cas, un dépôt qui échoue ne laisse rien derrière lui : vous pouvez réessayer avec le même fichier.