Archivage

À quoi sert l’archivage

Avec le temps, certains clients, sites, prestations ou membres cessent d’être actifs sans pour autant devoir disparaître : ils ont un historique (plannings passés, pointages, factures à venir) qu’il faut conserver.

L’archivage sert exactement à cela : retirer une entité des listes et des choix du quotidien, tout en gardant sa fiche et son historique consultables. C’est l’alternative à une suppression, qui elle effacerait tout.

Ce qui se passe quand vous archivez

L’entité disparaît des listes actives et des menus de sélection (elle ne peut plus être choisie pour une nouvelle action).
Sa fiche reste consultable en lecture seule : un bandeau signale qu’elle est archivée, et les actions de modification sont masquées.
Le membre d’équipe est la seule entité restaurable : sa fiche archivée propose « Désarchiver » (voir le module Équipe). Pour toutes les autres entités (clients, sites, prestations), l’archivage est définitif : les réactiver n’est pas possible, il faudrait les recréer.

L’action se déclenche depuis la « Zone dangereuse » en bas de la fiche, avec une confirmation.

Retrouver les entités archivées

Les listes (clients, sites, prestations, équipe) proposent un filtre de statut :

Actifs (par défaut) : uniquement les entités en cours.
Archivés : uniquement les entités archivées.
Tous : les deux.

C’est ainsi que vous consultez une fiche archivée ou vérifiez ce qui a été mis de côté.

Règles de hiérarchie

Les entités s’emboîtent : un client possède des sites, un site porte des prestations. Pour éviter de « perdre » un élément encore vivant :

On archive de bas en haut. Vous ne pouvez pas archiver un client tant qu’il a des sites actifs, ni un site tant qu’il porte des prestations actives. L’application le refuse avec un message clair : archivez d’abord les éléments rattachés.
Une fiche dont le parent est archivé passe en lecture seule. Si un site se retrouve sous un client archivé (ou une prestation sous un site archivé), sa fiche reste consultable mais ne peut plus être modifiée, et un bandeau l’explique.

Effets sur les autres modules

Archiver une entité a des conséquences visibles ailleurs :

Planning. Un agent archivé n’est plus proposé à l’affectation et n’est plus affecté automatiquement lors de la génération ; ses affectations futures sont retirées. Une prestation archivée n’est plus générée.
Sélections. Une entité archivée n’apparaît plus dans les menus de choix (par exemple choisir un client à la création d’un site, ou un agent pour une affectation).
Historique préservé. Les enregistrements passés qui référencent une entité archivée (plannings envoyés, pointages, incidents, contrôles qualité) continuent d’afficher son nom : l’historique n’est jamais amputé.
Filtres liés. Quand vous filtrez une liste par client, la liste des sites proposés se restreint à ce client.

Cas particulier : suppression définitive

Certaines données n’ont pas d’archivage parce qu’elles n’ont pas vocation à être conservées comme référence. C’est le cas des contrôles qualité : leur fiche propose une suppression définitive (et non un archivage), également présentée dans une « Zone dangereuse ». Une fois supprimé, le contrôle et ses points de contrôle sont retirés définitivement.

Sécurité

Vous ne pouvez pas vous archiver vous-même depuis l’équipe (pour éviter de perdre l’accès à votre propre compte).
Un administrateur ne peut pas retirer ses propres sociétés rattachées (pour éviter de se verrouiller hors de l’organisation).