Notes de frais
À quoi sert ce module
Une note de frais déclare une dépense qu’un membre a payée de sa poche pour le compte de la société, et qui doit lui être remboursée.
Le déroulement est simple :
- N’importe quel membre déclare ses propres dépenses depuis « Mes notes de frais ». Cela ne demande aucun droit : c’est un espace personnel, comme « Mon planning ».
- Une note porte la société de rattachement, une catégorie (Marchandise ou Déplacement), le motif de la dépense, sa date, le montant réellement payé et le taux de TVA lu sur le justificatif.
- Le montant HT et le montant de TVA ne se saisissent pas : ils sont calculés à partir du montant payé et du taux, et affichés pendant la saisie.
- Des justificatifs peuvent être joints : un ticket, une facture ou une photo. Ils sont facultatifs.
- Chaque note reçoit un numéro de la forme
NDF-000001, propre à l’organisation et attribué dans l’ordre. - Une note part en « À valider », et les personnes qui peuvent la décider en sont averties par email. Tant qu’elle n’est pas décidée, elle reste modifiable et supprimable.
- Un gestionnaire la valide ou la refuse, avec un commentaire libre s’il le souhaite. Le membre en est averti par email, et la décision est définitive.
- Les notes validées d’une période s’exportent en CSV pour la comptabilité, en écritures équilibrées prêtes à importer.
- Depuis « Notes de frais », un gestionnaire suit les notes des sociétés auxquelles il a accès, et peut en déclarer une pour un membre de l’équipe.
La société proposée n’est jamais libre : c’est l’une de celles pour lesquelles le membre concerné peut travailler. Une dépense engagée pour une société où il n’intervient pas n’a pas de sens comptable, et l’enregistrement est refusé.
Dans cette rubrique :
- Ce que vous pouvez faire : déclarer une note pour soi, en déclarer une pour un membre de l’équipe, suivre et filtrer les notes, corriger ou supprimer une note en attente, la décider, et exporter pour la comptabilité.
- Règles & informations : le calcul du HT et de la TVA, la numérotation, le choix de la société, le cycle de vie d’une note, les justificatifs, le cas d’un membre archivé et les comptes de l’export.
- Accès par rôle : ce que chacun atteint sans aucun droit de module, et ce que demandent la lecture des notes, la déclaration pour un tiers, la correction et la décision.
- Emails & automatismes : qui est prévenu à la déclaration, qui l’est à la décision, et ce que ces emails contiennent.