Règles et informations

Le sens d’un document

Chaque type de document appartient à un sens, et ce sens n’est pas un choix au dépôt : il est porté par le type.

La partie personnelle n’accepte que ce qu’un membre apporte. Déposer un contrat depuis son propre espace est refusé, sans quoi n’importe qui pourrait glisser un contrat dans son propre dossier.

Ce que chaque type exige

• Une fin de validité : pièce d’identité, titre de séjour, médecine du travail. Le dossier signale la pièce quand l’échéance approche, dans la même fenêtre que les alertes RH de la fiche, et quand elle est passée.
• Un mois couvert : bulletin de paie, et lui seul.
• Un nom : « Autre document », et lui seul.

Un champ qu’un type ne porte pas n’est ni demandé ni conservé : une date de validité sur un justificatif de domicile serait surveillée par une alerte que personne n’a voulue.

Les pièces attendues

Tout dossier est censé répondre à quatre exigences : savoir qui est la personne, où elle habite, où la payer, et ce qui la lie à l’entreprise. Ce sont celles que tout salarié a, et celles qu’un contrôle demande en premier.

La pièce d’identité et le titre de séjour se valent, et c’est une exigence et non un type qui est attendue : un titre de séjour est la pièce d’identité de celui qui en porte un. Demander les deux laisserait le dossier d’un salarié étranger éternellement incomplet, sur un métier où il est la règle plutôt que l’exception.

Un dossier auquel il manque au moins une exigence est dit incomplet, sur le dossier lui-même et dans la liste « Dossiers incomplets » de la page Documents, qui lisent la même règle. Détenir deux pièces d’une même exigence n’en remplace aucune autre. Les membres invités qui n’ont pas encore activé leur compte n’y figurent pas.

Un seul exemplaire vivant

Un RIB remplace le RIB, un contrat remplace le contrat. Les types concernés sont ceux dont un seul exemplaire a un sens à un instant donné : RIB, pièce d’identité, titre de séjour, justificatif de domicile, contrat de travail, fiche de poste, règlement intérieur, charte des véhicules, livret d’accueil, fiche de renseignements.

Les autres s’accumulent : avenants, bulletins, arrêts, justificatifs d’absence, demandes de congés, convocations, et « Autre document ».

Le groupement par année

Trois types s’accumulent au point de mériter un rangement : les bulletins de paie, les arrêts de travail et les justificatifs d’absence. Ils se regroupent par année, l’année en cours ouverte et les précédentes repliées avec leur nombre.

L’année est déduite : celle du mois couvert quand la pièce en porte un (un bulletin de décembre déposé en janvier reste classé en décembre), celle du dépôt sinon. Il n’y a donc rien à ranger, et rien ne peut être rangé au mauvais endroit.

La date du titre de séjour

Cette date vit à un seul endroit.

• Tant qu’aucun titre de séjour n’est déposé, elle se saisit sur la fiche du membre, comme avant.
• Dès qu’un titre est déposé avec sa date, c’est cette date que porte la fiche, et le champ cesse de se saisir : il affiche la date et renvoie vers la pièce qui la justifie.
• Retirer la pièce rend le champ à la saisie. La date, elle, reste : elle était vraie quand elle a été lue sur le titre, et perdre la pièce n’est pas apprendre qu’elle était fausse.

L’alerte d’expiration qui existait déjà sur la fiche et dans la liste de l’équipe n’a pas changé ; elle s’appuie désormais sur une pièce quand il y en a une.

Un membre qui part

Le dossier d’un membre archivé se lit entièrement, et n’accepte plus de dépôt. C’est ce qui permet de retrouver un contrat des années après un départ.

Les fichiers

Les formats acceptés et la taille limite sont ceux de toute l’application (voir Pièces jointes). Un dossier salarié a toutefois une particularité : ses fichiers ne se lisent jamais directement depuis le navigateur, mais toujours par l’application, qui vérifie qui les demande.