Dossier salarié
À quoi sert ce module
Le dossier salarié range, à un seul endroit, les papiers qui vont de l’entreprise vers le membre et ceux qui vont du membre vers l’entreprise. C’est le classeur qu’on scannait, en plus sûr et consultable de partout.
Un document va dans un sens ou dans l’autre, et ce sens décide de tout le reste : qui le dépose, qui en est informé, et ce que l’écran propose.
- Remis par l’entreprise : contrat de travail, avenant, bulletin de paie, fiche de poste, règlement intérieur, charte des véhicules, livret d’accueil, convocation à la médecine du travail, fiche de renseignements.
- Fourni par le membre : pièce d’identité, titre de séjour, justificatif de domicile, RIB, arrêt de travail, justificatif d’absence, demande de congés.
Ce qui est à tout le monde
Consulter son propre dossier et y déposer une pièce ne demande aucun droit. C’est un espace personnel, comme « Mon planning » ou « Mes notes de frais » : un agent de terrain qui ne détient aucune permission y accède depuis sa fiche personnelle.
Consulter le dossier d’un collègue, en revanche, demande le droit correspondant. Sans lui, la réponse est « introuvable » et non « interdit » : sur un dossier, confirmer qu’une chose existe en dit déjà trop sur la personne.
Ce que le dossier sait faire pour vous
Il alerte quand une pièce arrive. Quand un membre dépose un papier, la gestion le voit apparaître dans « À traiter » sur le tableau de bord et reçoit un email. Quand c’est la gestion qui dépose, rien n’est signalé : il n’y a personne à prévenir de son propre geste. Ouvrir la pièce suffit à la retirer du compteur, il n’y a aucune case à cocher.
Il surveille les dates de validité. Un titre de séjour déposé avec sa date de fin devient la date portée par la fiche du membre, et l’alerte d’expiration qui existait déjà s’appuie désormais sur une pièce plutôt que sur une saisie. Tant que la pièce est au dossier, la date ne se saisit plus à la main : elle vient du document, et c’est lui qui la justifie.
Il range ce qui s’accumule. Les bulletins de paie, les arrêts de travail et les justificatifs d’absence se regroupent par année, l’année en cours ouverte et les précédentes repliées avec leur nombre. Le reste se lit à plat : une pièce d’identité ou un contrat n’a pas de volume à ranger. Il n’y a pas de dossiers à créer, et rien ne peut donc être classé au mauvais endroit.
Il dit ce qui manque. Quatre pièces sont attendues de tout dossier : de quoi savoir qui est la personne (pièce d’identité ou titre de séjour, indifféremment), où elle habite, où la payer, et ce qui la lie à l’entreprise. Le dossier nomme celles qui n’y sont pas, et la page Documents liste les dossiers incomplets.
Il se corrige. Une pièce déposée par erreur se retire, par celui qui l’a déposée, tant que la gestion ne l’a pas ouverte. Passé ce moment, elle appartient au dossier, et seule la gestion la retire.
Ce que le dossier ne fait pas
- Il ne gère pas les congés comme un flux : c’est Congés qui porte la demande et sa validation. Ici, un formulaire de congés papier numérisé est une pièce déposée, rien de plus.
- Il ne fait pas signer électroniquement. Les documents « signés » y sont des documents déjà signés puis numérisés.
- Il ne calcule pas la paie. Il range le bulletin, il ne le produit pas.
Le dossier d’un membre qui part
Un dossier survit au départ. Le dossier d’un membre archivé se consulte entièrement et n’accepte plus de nouvelle pièce.