Règles & informations

Ce que le bon conserve

Le bon conserve uniquement ce qu’il ajoute à l’intervention :

• l’interlocuteur rencontré sur place ;
• les tâches cochées, par identifiant de tâche et non par libellé : renommer une tâche ne réécrit pas ce qui a été rapporté comme fait ;
• les remarques ;
• les photos et pièces jointes ;
• la signature du client, avec le nom du signataire et l’horodatage ;
• la signature de l’équipe, avec l’identité du signataire et l’horodatage.

Ce qu’il lit en direct

Le client, le site, la prestation, la date, les horaires, les agents affectés et les tâches ne sont pas recopiés dans le bon : tant qu’il est un brouillon, il les lit dans le planning. Une correction faite au planning se voit donc immédiatement sur le bon, au lieu de rester figée sur une copie périmée.

Cycle de vie

• Une intervention porte un bon dès lors que son planning a été envoyé à ses agents et qu’elle n’est pas annulée. Sur une intervention annulée ou dont le planning n’est pas confirmé, il n’y a rien à rapporter.
• Le bon se crée en brouillon à la première ouverture, par qui que ce soit. Il n’existe qu’un bon par intervention : deux personnes qui l’ouvrent en même temps voient le même document.
• Un agent affecté ouvre le bon 30 minutes avant le début de l’intervention, ou dès qu’il a pointé son entrée ; avant, le bon lui est refusé et aucun brouillon n’est créé. La gestion l’ouvre à toute heure.
• Un bon brouillon est modifiable. Un bon envoyé est figé : ni modification, ni signature, ni second envoi. La date et l’heure d’envoi, et l’adresse à laquelle il est parti, sont conservées telles quelles.

Ce qui empêche un envoi

Trois manques, et seulement ceux-là, retiennent un bon :

• l’intervention n’est pas terminée, à l’horloge : l’heure de fin du créneau n’est pas passée ;
• la signature du client manque, alors que la prestation l’exige ;
• le client n’a pas d’adresse email.

La signature de l’équipe n’en fait pas partie : elle est souhaitable, elle n’est pas bloquante. Les manques sont lus de la même façon par l’écran, qui les affiche sous le bouton, et par le serveur, qui refuse l’envoi tant qu’il en reste un.

Ce que l’envoi fige

Au moment de l’envoi, le bon copie tout ce qu’il lisait jusque-là en direct : société avec logo et couleur, client, site, prestation, date et horaires, agents, tâches et tâches réalisées, interlocuteur, remarques, signatures. Les signatures et le logo sont conservés en image dans cette copie, et non par lien : un fichier effacé plus tard ne change pas un document envoyé. Un logo au format vectoriel (SVG) n’entre pas dans le PDF, qui garde le nom et la couleur de la société.

L’email part d’abord ; le bon n’est marqué envoyé qu’ensuite. Si le serveur de mail refuse, rien n’est écrit : le bon reste un brouillon modifiable et l’écran le dit, pour réessayer.

Envoi automatique

Quand la prestation a l’option « Envoi automatique du bon au client », le bon part de lui-même trente minutes après l’heure de fin de l’intervention, dès lors que rien ne l’en empêche. Ce délai laisse à l’agent le temps de finir le bon sur place. Le passage a lieu tous les quarts d’heure, sans intervention de personne.

Si quelque chose manque, rien ne part et le bon reste « Non envoyé ». Une signature manquante le laisse dans « À signer » ; un client sans email le fait apparaître dans « À envoyer » et sur le tableau de bord, puisque c’est le seul manque que l’automatisme ne peut pas lever. Une fois l’adresse renseignée, le bon part au passage suivant, ou à la main.

Un bon « à envoyer »

Une intervention est à envoyer lorsque :

• son heure de fin est passée et son bon n’est pas envoyé ;
• la signature du client n’est plus un manque : obtenue, ou non exigée par la prestation ;
• et qu’une personne doit s’en charger : la prestation n’a pas d’envoi automatique, ou le client n’a pas d’email.

« À signer » et « À envoyer » se partagent ainsi les interventions terminées : on signe, puis on envoie. Un bon prêt d’une prestation en envoi automatique n’apparaît dans aucune des deux listes : l’automatisme s’en charge.

Un bon « à signer »

Une intervention est à signer lorsque les trois conditions sont réunies :

• son heure de fin est passée ;
• sa prestation demande une signature client ;
• le bon n’a pas de signature client, bon inexistant compris.

Deux précisions importantes :

• « Terminée » se lit à l’horloge, d’après l’heure de fin du créneau, et non sur le pointage de sortie. Un agent qui oublie de pointer sa sortie laisserait sinon son bon introuvable pour toujours.
• Rien n’est stocké à propos de ce manque : il est recalculé à chaque lecture. Désactiver la signature obligatoire sur la prestation fait donc disparaître la demande, sur la liste comme sur le tableau de bord.

Le compteur du tableau de bord et le statut « À signer » de la liste répondent à la même définition : le chiffre annoncé est toujours celui des lignes qu’on trouve en cliquant.

Signatures

La signature est dessinée dans l’application et conservée comme une image. Il n’y a pas de signature à distance.

Une seule signature représente l’équipe : elle porte l’identité de la personne qui signe et une nouvelle remplace la précédente tant que le bon est un brouillon. La signature du client, elle, porte le nom de la personne qui a signé, saisi sur place.

Photos et pièces jointes

Les fichiers suivent le mécanisme transverse des pièces jointes : jusqu’à 20 fichiers par bon, 25 Mo chacun, au format image, PDF ou Word. Chaque fichier reste dans l’espace de votre organisation ; un fichier venu d’ailleurs est refusé.

Une image de signature est plus stricte encore : ce doit être une image, et elle est rangée dans le dossier réservé aux signatures.

Annulation

L’annulation d’une intervention envoyée supprime son bon s’il est encore un brouillon : il n’y a plus rien à rapporter. Une intervention dont le bon a déjà été envoyé ne peut plus être annulée : c’est un document que le client détient, et il décrit une intervention qui a eu lieu. L’archivage de l’agent la laisse également intacte.

Archivage

Un bon reste consultable après l’archivage de sa prestation, de son site ou de son client : c’est un document qui rend compte d’une intervention ayant eu lieu, et retirer la prestation du planning ne l’efface pas.