Ce que vous pouvez faire
Lister les contrôles qualité
Une page de liste présente tous les contrôles qualité de votre organisation, limités aux sociétés auxquelles vous avez accès.
Chaque ligne affiche :
- le site,
- la date prévue,
- le statut (Brouillon ou Terminé),
- le score de conformité (en pourcentage, avec une couleur selon le niveau),
- le nombre de prestations auditées,
- en option, le nombre de points de contrôle (colonne masquée par défaut, activable via le gestionnaire de colonnes).
Les contrôles sont triés par date, du plus récent au plus ancien, et une ligne d’information indique le nombre total de contrôles.
Vous pouvez filtrer la liste à l’aide de quatre filtres :
- le statut (Tous les statuts, Brouillons, Terminés), à choix unique ;
- le ou les clients ;
- le ou les sites ;
- le ou les agents concernés.
Les filtres clients, sites et agents sont à choix multiple (on peut en sélectionner plusieurs) et fonctionnent en cascade : les sites proposés dépendent des clients choisis, et les agents proposés dépendent des clients et des sites choisis. Changer de clients réinitialise les sites et les agents sélectionnés ; changer de sites réinitialise les agents. Un bouton réinitialise tous les filtres d’un clic. La liste est paginée par 25 résultats. Un raccourci depuis le tableau de bord (Compléter) ouvre directement la liste filtrée sur les brouillons.
Créer un nouveau contrôle
Le bouton Nouveau contrôle ouvre un panneau de création. Vous y renseignez :
- un site (obligatoire),
- une ou plusieurs prestations à auditer (obligatoire, parmi les prestations du site choisi : changer de site réinitialise la sélection),
- les agents concernés (facultatif, notifiés à la finalisation),
- une date prévue (obligatoire, pré-remplie à l’instant présent).
À l’enregistrement, le contrôle est créé en brouillon, ses points de contrôle sont automatiquement pré-remplis à partir des fiches de poste des prestations choisies (tous à l’état N/A), et vous êtes dirigé directement vers l’écran d’audit.
Auditer les points de contrôle
Sur un contrôle en brouillon, chaque prestation présente la liste de ses points de contrôle. Pour chaque point, vous choisissez un état (Conforme, À améliorer, Non conforme ou N/A) via un sélecteur, et pouvez ajouter un commentaire libre (jusqu’à 2000 caractères, enregistré à la sortie du champ).
Chaque modification est enregistrée immédiatement, et les scores (par prestation et global) sont recalculés et mis à jour automatiquement. Un bandeau rappelle de renseigner chaque point et que la finalisation notifie les agents concernés.
Finaliser un contrôle
Sur un contrôle en brouillon, le bouton Finaliser passe le contrôle au statut Terminé et l’horodate. À ce moment précis, chaque agent concerné disposant d’une adresse email reçoit une notification. Un message de confirmation indique que les agents concernés sont notifiés.
La finalisation est sans effet si le contrôle est déjà terminé (aucun email n’est renvoyé), et l’envoi des emails se fait au mieux : un échec d’envoi n’empêche pas la finalisation.
Repasser un contrôle en brouillon
Sur un contrôle terminé, le bouton Repasser en brouillon ramène le contrôle au statut Brouillon afin de pouvoir le modifier à nouveau. Cette action ne déclenche aucune notification. Une finalisation ultérieure notifiera de nouveau les agents concernés.
Dupliquer un contrôle
Le bouton Dupliquer crée une copie d’un contrôle existant sous forme de nouveau brouillon. La copie conserve :
- le même site,
- les mêmes prestations et leurs points de contrôle (intitulés, états et commentaires),
- les scores de conformité,
- le commentaire,
- les agents concernés.
La date de la copie est fixée à l’instant présent, son statut est Brouillon, elle n’a pas de date de finalisation, et le contrôleur devient la personne qui a déclenché la duplication. Vous êtes ensuite dirigé vers le nouveau brouillon.
Consulter le détail d’un contrôle
L’écran de détail présente un en-tête (titre, date et heure de réalisation, badge de statut) et deux sections.
La section Synthèse affiche :
- le site (avec lien),
- le contrôleur (avec lien vers le membre d’équipe),
- le score global,
- la date prévue,
- le nombre d’agents concernés,
- le cas échéant, le commentaire libre du contrôle.
La section Prestations contrôlées liste chaque prestation auditée avec son intitulé, son score et ses points de contrôle. Sur un contrôle terminé, chaque point affiche son état et son commentaire en lecture seule ; sur un brouillon, le sélecteur et la zone de commentaire restent modifiables.
Supprimer un contrôle
Le bouton Supprimer, depuis l’écran de détail, supprime le contrôle après confirmation. Au succès, vous revenez à la liste. La suppression retire le contrôle ainsi que ses prestations et ses points de contrôle.
Mes contrôles (côté agent)
Un agent de terrain concerné par un contrôle dispose d’un espace personnel dédié, en lecture seule, pour consulter les contrôles qualité finalisés qui le concernent. Cet espace, intitulé Mes contrôles, fait partie de l’espace Mon activité ; il s’ouvre notamment depuis le bouton « Voir le contrôle » de l’email de finalisation.
L’agent n’y voit que les contrôles terminés (finalisés) sur lesquels il figure parmi les agents concernés ; les brouillons et les contrôles qui ne le concernent pas n’y apparaissent jamais.
La liste de l’agent présente, pour chaque contrôle, le site, la date de réalisation et le score de conformité. En ouvrant un contrôle, l’agent accède à son détail en lecture seule : la synthèse (site, date, score global et, le cas échéant, commentaire) et les prestations contrôlées avec, pour chaque point de contrôle, son état et son commentaire. L’agent ne peut rien y modifier.